+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет

Содержание

Особенности нумерации трудовых договоров

Присвоение трудовым договорам порядковых номеров – задача добровольная.

Основная ее цель – упорядочение делопроизводства, а также идентификация и облегчение поиска документов в архивах.

Каковы же особенности проставления порядковых номеров на подобных документах? Разберем вопрос в этой статье.

Нормативное регулирование

На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.

Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.

При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004, нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.

Ознакомиться с текстом документов можно здесь:

Нужно ли вести нумерацию?

Как стало ясно из актуальных нормативных актов, нумерация на документы не ставится в обязательном порядке, а значит, можно встретить и договоры без номера.

Но нумерация желательна, поскольку это способствует повышению качества делопроизводства на предприятии. Кроме того, номера трудовых договоров требуется указывать в некоторых формах отчетности, например, переносить их в приказ о найме под номером Т-1.

Каждый руководитель компании, фирмы решает для себя самостоятельно, как следует присваивать номера.

Какой она должна быть?

При ведении нумерации трудовых договоров руководители и делопроизводители могут придерживаться собственных алгоритмов и систем.

Номера могут включать в различные знаки: дроби, тире.

Однако общими для них являются:

  • наличие порядкового номера заключенного договора о найме;
  • наличие года, в который документ был составлен и подписан.

Как формируется номер?

Так все-таки, как присваиваются номера?

Формирование номера во многом зависит от частоты приема сотрудников на работу.

Для крупных предприятий, заводов, предприятий, где наем сотрудников происходит не просто каждый день, а по несколько раз на дню, целесообразна разработка более сложной системы нумерации.

Так, номер трудового договора традиционно будет состоять из таких элементов:

  • указание дня и месяца составления документа;
  • обозначения года формирования документа;
  • порядковый номер договора либо принятого сотрудника.

В этом случае расшифровывается число следующим образом: 10-й по счету договор (число после дроби) был принят на работу 16 сентября (цифры до тире) 2018 года.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Как расторгнуть трудовой договор? Узнайте тут.

Куда заносятся номера?

Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:

  • журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
  • приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
  • трудовая книжка работника, принятого в организацию.

В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.

Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.

Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.

Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.

В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.

При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).

В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:

  • номер по порядку заполнения;
  • дата заключения описываемого договора;
  • номер, присвоенный документу;
  • ФИО принятого сотрудника;
  • занимаемая согласно договору найма должность;
  • подразделение, в котором числится работник;
  • срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
  • указание на совместительство или основное место труда;
  • сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
  • примечания и отметки.

Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.

Каков порядок оформления трудового договора? Читайте тут.

Как указать в трудовом договоре суммированный учет рабочего времени? Смотрите здесь.

Как регистрируются дополнительные соглашения?

Регистрация дополнительных соглашений – документов, которые вносят изменения в текущий трудовой договор или полностью расторгают его – ведется аналогично самим договорам.

Она также не регламентируется на законодательном уровне, однако присвоение заключаемым соглашениям порядковых номеров – эффективный способ ведения учета документов, их систематизации.

Это интересно:  Требовать от работника выполнения работы не обусловленной трудовым договором

Если в организации часто дополнительно заключаются трудовые соглашения, целесообразно вести отдельный журнал учета.

На развороте такого журнала традиционно присутствуют такие графы:

  • порядковый номер документа в журнале;
  • дата его формирования (заключения соглашения);
  • непосредственный номер соглашения;
  • ФИО сотрудника;
  • занимаемая должность;
  • подразделение в организации;
  • порядковый номер трудового договора и дата его составления;
  • дата подписания договора найма (вступления в силу) и срок его действия;
  • содержание дополнительно сформированного соглашения вкратце;
  • примечания и пометки.

Стоит отметить, что для маленьких фирм ведение такого журнала вовсе не обязательно.

При составлении периодических дополнительных соглашений их порядковые номера можно вносить непосредственно в журнал регистрации трудовых договоров. И хотя в них не содержится специальной графы для этого (в графе «Номер договора» лишь один столбец), занести номер соглашения можно в 10-ю графу.

Подводя итог, следует еще раз подчеркнуть: хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательным, не предписано на законодательном уровне, без него документооборот предприятия, фирмы, ИП с сотрудниками заметно осложняется.

Вот почему нумерация составляемых договоров найма рекомендуется большинством специалистов в области кадрового учета.

Но в то же время необходимо помнить о том, что подобного рода упорядочивание документации существенно упрощает процедуру проведения камеральных проверок, что является причиной более лояльного отношения со стороны всевозможных контролирующих органов. Особенно это касается налоговых служб, а также трудовой инспекции.

Упорядочивание трудовых договоров позволяет существенно упростить работу сотрудника отдела кадров, тем самым существенно уменьшив вероятность допущения им каких-либо ошибок при формировании документации.

Что особенно важно – нарушение правил ведения личных дел, а также трудовых книжек является серьезным нарушением. Это может привести к различного рода штрафам.

Нумерация трудовых договоров — правила ведения нумерации

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

  • номер по порядку начиная с первого;
  • дата заключения контракта;
  • Ф.И.О. принятого работника;
  • его должность;
  • вид работы;
  • подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
  • примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом. Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует. Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

  • в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
  • в том же журнале, где ведутся контракты;
  • путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства. Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Нумерация трудовых договоров – образец

Чаще всего ставится номер по порядку. Классической формой является проставление месяца, года приема, а затем через дробь или тире – номера по порядку. Если работник, к примеру, принят первым в день 20 февраля 2018 года, то регистрация контракта будет выглядеть следующим образом: «02/2018-1».

Единого образца для всех не предусмотрено, в каждой организации разрабатывается и согласовывается своя форма присвоения номера.

Нумерация срочных трудовых договоров

Контракты со сроком действия могут фиксироваться в том же общем журнале. Если на предприятии практикуется частое оформление людей на определенный срок, то лучше завести для регистрации специальную книгу.

В любом случае, выбор остается за кадровиком, он поступает так, как ему удобнее в организации учета документов.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.

Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.

Это интересно:  Статья 72 Трудового кодекса РФ – Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит — работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

Законодательство

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

Задачи нумерации

Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или дополнительному соглашению свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с документами, а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.

Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров

Так как действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает каких-то особых правил нумерации, то на практике применяются самые разные способы учета документов на предприятиях и фирмах.

В Постановлении Госкомстата от 05 января 2004 года, о котором мы выше упоминали, указаны актуальные рекомендации по нумерации ТД и других соглашений. Так рекомендуется составлять нумерацию из номера трудового договора и цифр, которые обозначают день, месяц и год его оформления.

Существует масса других вариантов ведения нумерации в организации: можно указывать лишь номер документа и год оформления или же номер документа, а также месяц и год оформления, в зависимости от масштабов организации и желания работодателя.

В том же Постановлении Госкомстата указано, что рекомендуется нумерацию трудовых договоров начинать сначала с наступлением нового года. Тем не менее, на практике нередко в организациях продолжают нумерацию ТД, не обновляя ее каждый год. Каких-то обязательных норм на этот счет в законодательстве не указано.

Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату.

Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и бестарифной) вам понадобится изучить эту статью.

Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит — не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам:

  • Москва: +7(499)350-66-30 .
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-36-67 .
  • Другие регионы РФ: +7(800)511-75-96 .

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Нумерация трудовых договоров в организации

При ведении документации в организации желательно придерживаться стандартов Роструда. И хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательной процедурой, большинство работодателей стараются выполнять эту операцию. Такое решение позволит упорядочить делопроизводство на предприятии. Если будет необходимо в кадровой документации найти определенное соглашение, номера подскажут где именно находится конкретный договор. В журналах регистрации документов чаще всего существует поле «Номер договора», по которому легко можно необходимое соглашение с работником.

Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?

Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2016.

Как правильно вести нумерацию трудовых договоров?

Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:

  • День/месяц составления;
  • Год составления;
  • Порядковый номер.

При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.

Необходимость нумерации трудовых договоров

Систематизация, упорядочение и простота нахождения документов – это три основные цели, которые преследуются при введении нумерации. Если изучить некоторые трудовые документы, то и в них есть специально выделенные поля для идентификаторов соглашений, заключенных с сотрудниками. Обязательно вносится очередность в журнал регистрации. Также традиционно он записывается в трудовую книжку работника и в приказ о том, что новый сотрудник был официально принят на работу (для последнего существует унифицированная форма Т-1).

Как исправить нумерацию в трудовом договоре?

Если при приеме на работу была допущена ошибка в проставлении идентификатора, проще будет перепечатать этот документ и поставить правильный порядковый номер. Второй вариант – это оформление дополнительного соглашения. В его структуре должны присутствовать подписи обеих сторон. Указанную ошибку можно исправить следующими словами в дополнительном соглашении: Заменить номер 09/2015 в реквизитах на 10/2015.

Нумерация срочных трудовых договоров

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

При изменении определенных условий сотрудничества между работодателем и работником составляется дополнительное соглашение. Оно нумеруется еще проще — по его порядковому номеру. Если ранее к указанному соглашению не было приложений, тогда в реквизитах первого дополнительного соглашения будет под первым порядковым номером и так далее.

Образец приказа о нумерации трудовых договоров

Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ. В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы. Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью. Для этого вида приказов нет установленной формы, поэтому они оформляются в свободной форме. Многие работодатели обходятся без такого приказа, ведь нумеровать соглашения с работниками – это не обязательство для руководителей, а лишь рекомендация.

Это интересно:  Трудовой договор с механиком автотранспорта

Нумерация трудовых договоров с нового года — новая или нет?

Опубликовал: admin в Трудовая дисциплина 11.10.2018 Комментарии к записи Нумерация трудовых договоров с нового года — новая или нет? отключены 43 Просмотров

Содержание статьи:

Нумерация трудовых договоров в организации

Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация ведет строгую отчетность этим документам и обеспечивает их регистрацию и сохранность в течение 75 лет. Даже для небольших фирм ежегодные прием и увольнение кадров без присвоенной нумерации соглашениям рано или поздно приведет к путанице, а для больших предприятий, отсутствие должного регистрирования, может подкосить всю делопроизводственную работу. В данной статье мы рассмотрим различные варианты проставления номеров на соглашения, заключаемые при приеме на работу.

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров.

В рекомендательных пояснениях к статье 53 ТК РФ Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

  • Сначала указывается порядковый номер соглашения;
  • Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником.

Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

  • Последовательность изложения от меньшего к большему;
  • Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
  • Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
  • Прописывается очередность исключаемого пункта.

Изменение внутренних номеров не рекомендуется, так как в этом случае легко запутаться и потерять смысл первоначально составленного соглашения.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным.

Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

При регистрации нового сотрудника на предприятии большое значение имеет оформление с ним профессиональных отношений. Для большего удобства был разработан способ присвоения отдельного порядкового числа каждому документу. Однако, следует иметь в виду, что каждая компания выбирает для себя индивидуальный вариант для ведения делопроизводства.

Похожие статьи

Содержание трудового договора обязательные и дополнительные условия Оформление трудовых отношений должно иметь документальное подтверждение. Потому…

Трудовой договор с водителем пример договора Трудовое законодательство обязывает участников профессиональных отношений оформлять рабочее соглашение при…

Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору? Составление трудового договора осуществляется по определенным условиям, закрепленным в…

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада Трудовой договор представляет собой основной документ, по которому работник…

Трудовой договор с главным бухгалтером – заключение и расторжение Прием на работу нового сотрудника является важным моментом трудовых отношений. После…

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector