+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Электронные трудовые книжки – когда введут учет, плюсы и минусы

Министерство труда и социальной защиты РФ планирует сменить бумажный формат трудовых книжек на электронный. Переход обещают сделать плавным, а начаться он может уже в этом году. Однако полностью отказываться от их использования чиновники больше не собираются.

Первый виток кампании по отмене бумажных трудовых книжек датирован августом 2011 года. Если быть совсем точным, то началась она с пресс-конференции тогдашнего замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова. Чиновник заявил, что для эффективной защиты прав работников вполне достаточно трудового договора: «Именно трудовой договор является основным документом, фиксирующим формальное вступление в трудовые отношения. Не трудовая книжка, а именно трудовой договор. Когда поставили подписи две стороны и имеется не просто копия, а второй полноправный экземпляр этих взаимоотношений на руках у работника. И он может его в любой момент предъявить». Что касается назначения пенсии, подчеркнул он, то при этой процедуре с недавних пор оперируют данными персучета, хранящимися в электронных базах ПФР, и трудовая здесь ни при чем.

Правительственного чиновника тогда горячо поддержал глава Комитета Госдумы по труду и социальной политике Андрей Исаев, начавший политическую деятельность во времена перестройки как анархо-синдикалист и сторонник Нестора Махно. По его мнению, трудовые книжки могут доставлять большие проблемы в конфликтных ситуациях и вреда от них больше, чем пользы. Например, работодатель может записать увольнение по некрасивой статье, из-за чего работнику будет сложно найти новую работу. Или бывший работодатель возвращает трудовую, но без записи об увольнении, что тоже приводит к проблемам. В этом случае нельзя, например, встать на биржу труда или обратиться в органы социальной защиты. Комментируя грядущую новацию, депутат припомнил случай, когда запись в трудовой сыграла трагическую роль в судьбе одного молодого человека. Он, дескать, не вышел на работу по вполне уважительной для 19-летнего возраста причине – гулял ночью с девушкой, проспал, был уволен по статье. И все, пятно на всю жизнь – о нормальном трудоустройстве ему пришлось забыть. Тем самым, по мнению думского деятеля, попираются презумпция невиновности и юридические правила о недопустимости двойного наказания за одно правонарушение. То есть работодатель, не испытав однажды провинившегося человека в конкретной работе, сразу же предпочитает не иметь с ним дела. Причем негативная запись будет мешать карьере, даже если гражданин докажет через суд, что она была сделана незаслуженно и ее изменят.

В общем, бумажную трудовую книжку – документ, на который чуть ли не молились миллионы жителей Советского Союза, а позднее и Российской Федерации, и который берегли, как зеницу ока, – обвинили во всех смертных грехах, назвали «пережитком» и «архаизмом» и приговорили к высшей мере.

Некоторые эксперты усматривают взаимосвязь между новым витком «антикнижной» кампании и введением новой формы СЗВ-СТАЖ. Многие опасаются, что не только отмена, но и попытка «электронизации» трудовых книжек, учитывая разобщенность и неумение разных госведомств контактировать друг с другом и оперативно делиться данными и информацией, может вызвать хаос и неразбериху.

Отменить хождение ставшего в одночасье ненужным документа, на котором до недавнего времени был накрепко «завязан» громоздкий механизм пенсионного обеспечения, обязав всех работодателей сдать все трудовые книжки на хранение в Пенсионный фонд и «загнав» трудовой стаж всех работающих граждан в компьютерную базу для начисления пенсии в автоматическом режиме, планировалось уже в 2012 году. Не отменили. Прислушавшись к голосу собственного здравого смысла и мнению россиян. По данным соцопросов, почти половина респондентов высказались против объявления трудовой книжки персоной нон грата. Граждане опасались, что отмена приведет к уменьшению назначаемых в будущем пенсий, так как возникнет сложность с доказыванием факта работы и трудового стажа. К тому же компьютерные базы имеют свойство давать сбои. Другая половина опрошенных, кстати, не высказалась за отмену, а просто затруднилась с ответом.

Содержание

Целесообразность отмены трудовых книжек

Затем вопрос целесообразности отмены трудовых книжек поднимался и затухал с десяток раз. Всплески активности на этом фронте были спорадическими и глобальных результатов, кроме послаблений для микропредприятий, не принесли. Новая пиар-кампания обещает быть более плодоносной. Правда, чиновники решили пойти на компромисс – ввести электронную форму документа, а не отменять его вовсе. Примечательно, что стартовал демарш фактически из того же эпицентра, поскольку первые яркие заявления сделал бывший руководитель Минэкономразвития России, а ныне предправления «Сбербанка» Герман Греф. Переходящее в негодование недовольство банкира вызывает то, что на заполнение бумажной трудовой книжки сегодня тратится очень много времени и сил. «Сотни тысяч человеко-часов», – конкретизировал любящий точность чиновник. Кроме того, работодатели несут гигантские расходы.

Трудовые книжки также неудобны Пенсионному фонду, которому приходится заносить сведения вручную. Наконец, это создает порой головную боль и для владельца трудовой. Ведь при утере этого документа тратится много сил и времени для того, чтобы обежать громадное количество организаций, которых давно уже может и не существовать. В результате россияне живут в условиях «хаотического законодательства», написанного еще в 20-х годах прошлого века, подытожил Греф. Однако полностью отказываться от «архаизма» чиновник не призвал, выступив за его модернизацию – перевод в электронный формат.

А дальше пошла цепная реакция. Слова банкира-экс-министра упали на хорошо подготовленную почву, взрыхлялась которая, похоже, не без его участия.

Первым среагировал руководитель Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Всеволод Вуколов. Дав понять, что судьба бумажных трудовых книжек незавидна, чиновник, однако, предложил сделать переход на электронные добровольным. Пока. По его мнению, такое нововведение позволит, в первую очередь, защитить трудовые права «дистанционных» работников и вахтовиков. При этом ощутимо сократятся издержки организаций на пересылку бумажных документов. Но для этого нужно сформировать условия, при которых упростится документооборот, подчеркнул Вуколов.

Наконец, вице-премьер Ольга Голодец сообщила, что возможность использовать трудовые книжки двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей уже в этом году. А законопроект о полномасштабном переходе на «электронку» будет разработан до конца года. Но сам переход будет плавным, поэтапным.

«Это будет очень плавный переход, так же, как мы ввели систему дистанционного труда, сегодня это записано и предусмотрено Трудовым кодексом, и теперь в развитие этой системы мы должны сделать электронный документооборот в трудовом праве», – заметила вице-премьер, добавив, что эту идею поддерживают работодатели и проф­союзы.

Кстати, вышеупомянутый депутат Исаев предлагал в свое время растянуть этот переходный период не на какой-то определенный срок, а на всю жизнь, сделав заполнение трудовой книжки факультативным.

В Минкомсвязи России тоже поддержали эту идею. Тем более что для перевода трудовых книжек в электронный вид не нужна какая-либо особая платформа – электронные трудовые могут быть интегрированы с Порталом госуслуг, уверяет глава ведомства Николай Никифоров. Уже сейчас 52% граждан получают госуслуги в электронном виде, а скоро будет 70%, добавляет он.

В целом за переход на электронный кад­ровый документооборот выступили и в НИУ ВШЭ.

Плюсы и минусы электронной книжки

Плюсом от перехода на электронные трудовые книжки станет то, что это позволит избежать потери сведений о стаже и опыте работы. Для работодателей ведение электронных книжек будет также намного удобнее, так как хранением и заполнением ранее приходилось заниматься специальному человеку, нередко в книжках допускались ошибки – все это приводило к неэффективной трате времени и ресурсов.

Это интересно:  Основные принципы трудового права

А вот насчет снижения издержек – большой вопрос. По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя. А электронная подпись – удовольствие не из дешевых, и все идет к тому, что в ближайшее время она подорожает. Так что нужно либо отказаться от цифровой подписи как обязательного условия ведения электронного документооборота, либо сделать ее дешевле, иначе овчинка не будет стоить выделки.

Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с налоговой и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной. Так что, перефразируя Остапа Бендера, может быть, в данном случае выгодна все же «крестьянская лошадка», а не «железный конь»?

Но кому уж точно влетит в копеечку электронная система, так это государству. Попытка же удешевления сделает ее «проходным двором» для хакеров и прочих мошенников и превратит в свалку никому не нужной информации. Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с ФНС и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной.

Еще один нюанс состоит в том, что бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного – по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления. Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но как только книжка станет виртуальной, отработка станет для него всего лишь «долгом вежливости», который при случае можно и не исполнять.

Наконец, с учетом наших реалий вообще сложно предположить, сколько понадобится времени для такого перехода и что произойдет с пенсией людей, попавших в «безвременье» (когда бумажные трудовые книжки уже сданы, а данные в компьютерную базу еще не внесены).

Наверняка немалое количество «неприятных сюрпризов» может произойти и с работниками, в отношении трудового стажа которых будут допущены ошибки при внесении в компьютерную базу данных. Усугубляется это тем, что четкого механизма контроля за правильностью внесения записей о трудовом стаже самими работниками и другими заинтересованными лицами законодатель, во всяком случае пока, не дает, так же как не дает механизма внесения изменений в базу на основании жалобы или заявления такого работника.

История трудовой книжки

Первые трудовые книжки были введены на заре советской эпохи, в 1918 году, первым Кодексом законов о труде (КЗоТ). На заглавной странице – красноречивое напоминание: «Не трудящийся да не ест». Обладатели ТК из так называемых паразитических слоев – бывшие помещики, офицеры и прочие – должны были по указанию местных советов выходить на общественные работы (очистка улиц от снега и нечистот, заготовка дров и т. д.), чтобы получить заветную продуктовую карточку.

А если работы не было, нужно было раз в месяц отмечаться в милиции. Альтернативой трудовой повинности была смерть. Либо быстрая – трибунал, либо длительная – без пайка.

Вступивший в силу с 15 ноября 1922 года новый Кодекс законов о труде РСФСР ведения трудовых книжек не предусматривал. Их заменили сначала расчетные книжки, а затем трудовые списки.

С 15 января 1939 года в СССР была введена трудовая книжка единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений, утвержденная постановлением Совета Народных Комиссаров: фиолетовая обложка, ни серий, ни номеров, ни водяных знаков. Примечательно, что частично новая форма трудовой была скопирована с аналога, за пять лет до этого введенного в гитлеровской Германии. Использовалась до 1974 года.

Все трудовые книжки с 1975 по 1982 год выпускались в темно-зеленой плотной обложке. Затем появился картонный переплет светло-голубого цвета. Разница между ними была только во внешнем виде, хождение имели и те, и другие. Все страницы трудовых книжек этой серии защищены водяными знаками в виде змеевидно изогнутых линий, видимых на просвет.

С 1 января 2004 года постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 введена в действие трудовая книжка нового образца. На обложке изображен герб Российской Федерации, увеличилось количество страниц. Защита от подделок – светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка»; специальный шов, исключающий возможность замены листов; водяные знаки в виде аббревиатуры «ТК».

В настоящее время в РФ действуют трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973 и 2003 годов.

Близких родственников за границей у нашей трудовой книжки практически не осталось. Ее аналог – трудовая карточка, предъявляемая при трудоустройстве исключительно в добровольном порядке, – еще находится в обороте в некоторых странах.

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»

Электронная версия журнала
«ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

Трудовая книжка в электронном виде в 2018

Бумажная трудовая книжка — это основной документ трудящегося, доказывающий наличие у него трудового стажа. Бланки и формы трудовой книжки типовые, установленные на законодательном уровне. На протяжении последних лет бумажные документы стали переводить в электронный формат. Министерство труда и социальной защиты в настоящее время работает над проектом учета занятости россиян в электронном виде — предполагается, что сведения из трудовых книжек будут перенесены в базы данных. Из данной статьи вы узнаете, что такое электронная трудовая книжка, какие существуют сходства и отличия между бумажной и электронной книжкой, для чего власти хотят оцифровать данные, какие плюсы и минусы перевода книжки в электронную форму, с какими проблемами столкнулся Минтруд.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:

  • зачислении сотрудника в штат предприятия;
  • основаниях для увольнения работника с фирмы;
  • переводе подчиненного на иную должность;
  • полученных сотрудником вознаграждениях.

Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях. Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности. Если допущена ошибка при заполнении документа, перечеркивать запись запрещено — необходимо написать верные сведения и сделать надпись о недостоверности предшествующей записи.

Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками — проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:

  • сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
  • сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
  • осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
  • вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.

Для чего понадобилась электронная трудовая книжка

Российские власти посчитали, что в плане ведения трудовых книжек Россия отстает от передовых стран — за рубежом подобный документ отменили, сохранились лишь БД Пенсионных Фондов и рекомендательные письма от работодателей.

Вопрос о полной отмене трудовых книжек даже не рассматривался властями — ни работодатели, ни подчиненные не готовы к таким резким переменам. Но электронная трудовая книжка стала бы достойным вариантом, поскольку:

  1. Заполнение бумажных трудовых книжек от руки, заверение ксерокопий и их подготовка приносят компании дополнительные затраты на кадровое делопроизводство.
  2. Необходимость организации отдельного помещения, стеллажей, хранилищ для сохранения трудовых книжек увеличивает расходы компаний с большим штатом рабочих.
  3. Участились случаи подделки трудовых книжек, продажи образцов.
  4. С бумажной версией документа всегда существует риск потери или порчи бланка.
  5. В случае утраты или порчи документа приходится долго его восстанавливать, что связана с различными сложностями.
Это интересно:  Трудовая инспекция Омск: контакты

Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной

Как минимум в 4 аспектах будут наблюдаться явные различия между электронным и бумажным вариантами трудовых книжек:

Электронные трудовые книжки введут с 1 января 2018 года или позже?

Летом 2017 года в новостях прошла информация о том, что уже в 2018 году Россию ждет то ли отмена традиционных трудовых книжек с их заменой на электронный документ, то ли начало постепенного отхода от привычной бумажной книжечки. Что это и зачем — поняли не все, а особенно начали переживать люди старой закалки, которые полагают, что надежнее “материального” документа с печатями нет ничего. Введут ли электронные трудовые книжки с 1 января 2018 года, что это такое, в чем отличие и преимущество электронных книжек в сравнении с бумажными.

В чем суть предложения о введении электронных трудовых книжек

Суть в том, чтобы отказаться от бумажных трудовых книжек, заменив их на запись в электронной базе данных. В таком случае вся информация о трудовой деятельности человека будет храниться в единой базе и доступна ему, например, через портал Госуслуги.

В начале лета 2017 года вице-премьер российского правительства Ольга Голодец поспешила заявить журналистам на полях Петербургского Международного Экономического Форума, что электронные трудовые книжки введут уже с 1 января 2018 года. Реальные сроки ближе к концу года были сдвинуты, но об этом чуть позже.

В идее введения электронных трудовых книжек есть как преимущества, так и некоторые недостатки. Обратим внимание на те из них, о которых чаще всего упоминают эксперты.

Плюсы электронных трудовых книжек

Высказываясь об этой идее, эксперты, в числе которых чиновники Минтруда, представители профсоюзов, а также работники служб занятости, отмечают некоторый безусловные преимущества электронного документа.

Первый из таких плюсов — при должной реализации идеи информация о трудовой деятельности человека будет храниться более надежным образом. К сожалению, в России нередки случаи, когда трудовые книжки людей терялись по вине работодателя, который таким образом в том числе заметал следы своей незаконной деятельности. Утрачивая документ, люди не всегда могут подтвердить все годы своего стажа, потому что собрать все необходимые справки не только тяжело и хлопотно, но иногда просто невозможно. Как результат — выходя на пенсию, россияне, которые попали в подобную ситуацию, получают совсем не ту пенсию, которую заработали в реальности. Информация в базе данных будет храниться надежно, доступ к ней будет моментальным в том числе и для органов социальной защиты и пенсионного фонда, а значит, вероятность лишиться в будущем хорошей пенсии для тех, кто ее заработает, стремится к нулю.

Второе преимущество — контроль за работодателем. К сожалению, распространен в России и другой обман работников, когда работодатель не платит за сотрудников социальные взносы, и подтвердить стаж впоследствии становится проблематично. При создании электронной базы данных человек сможет в любой момент обратиться к ней и просмотреть собственную трудовую книжку в цифровом виде с помощью портала Госуслуги.

Впрочем, проверить, делает ли работодатель взносы за вас, можно на Госуслугах и сегодня. Для этого есть другой специальная услуга “Получение сведений о состоянии индивидуального лицевого счета ПФР”.

Третий плюс предстоящей новинки — работа служб занятости будет более эффективной и оперативной. При бумажном документообороте очень много времени и усилий тратится на рутинные процессы, в том числе и при межведомственном взаимодействии. Обращение к электронной базе будет происходить мгновенно, и сотрудники служб занятости населения будут больше заняты непосредственной работой с людьми.

Четвертое преимущество — облегчение жизни и для работников, и для отделов кадров или бухгалтерий предприятий (когда те выполняют и кадровые функции). Потеря трудовой книжки — конечно же, далеко не всегда вина или злой умысел работодателей, достаточно и таких случаев, когда человек сам теряет документ. Восстановление всех записей — процесс небыстрый и очень хлопотный как для потерявшего документ гражданина, так и для кадровиков.

Наконец, введение электронного документа — это и следование духу времени. Электронный документооборот становится все более активным, как и получение гражданами государственных услуг именно в электронном виде. Уже сейчас в больших городах больше половины услуг, которые оказывают людям центры занятости, оказываются именно электронно. Граждане, даже старшего поколения, привыкают к этому и оценивают все удобства.

Минусы электронных трудовых книжек

Разумеется, при всех неоспоримых плюсах подобных новинок, при их введении обязательно нужно помнить и о минусах, тем более, если речь идет о таком важном деле, как трудовой стаж и будущая пенсия.

Главный возможный минус — риск утечки информации и ее сохранности в принципе. Насколько хорошо база данных будет защищена от взломов, что будет с данными в случае сбоя программного обеспечения — как минимум эти два вопроса могут вызвать тревогу, и государству стоит приложить к защите информации все усилия.

Еще один недостаток новинки, который возможен — большие затраты в первое время на само введение электронного документооборота.

Предприятия, по всей видимости, должны будут закупить специальный программный продукт, обучить кадровиков работе с ним, фирмам нужно будет оплачивать обновления сертификатов подписей и т.д. Вероятные издержки могут быть довольно большими.

В целом же многие видят компромисс в том, чтобы электронные трудовые книжки вводить, но делать это постепенно, по возможности — добровольно. Вероятнее всего, первыми оценят новинку люди более молодые, затем, при обкатке системы на небольшом проценте работающих граждан, за нее можно будет агитировать и всех остальных.

Нужна ли трудовая книжка в принципе

На самом деле, это хороший вопрос. В советские времена трудовая книжка была одним из главных документов в жизни человека, и на основании записей в ней человеку начислялась пенсия и оплачивались больничные листы. Сейчас информация о том, где и в какой период человек работал и какую официальную зарплату имел, есть у пенсионного фонда, за передачей этой информации установлен жесткий контроль. Смысл трудовой книжки как документа уже виден слабо. Даже факт работы человека по той или иной профессии на том или ином предприятии, а также обладание той или иной квалификацией можно подтвердить другими способами.

Когда все же введут электронные трудовые книжки в России

Информация о введения электронных трудовых с 1 января 2018 года была высказана поспешно, и сейчас позиция правительства изменилась. Согласно последним новостям, введение откладывается как минимум на год или даже два. Правительство называет 1 января 2019 года или 1 января 2020 года как вероятные даты старта перехода на электронный документооборот в отношении трудовых книжек.

Введут ли электронные трудовые книжки в 2017 году?

Электронные трудовые книжки в 2017 году могут стать реальностью. Узнайте о последних изменениях в сфере кадрового документооборота из нашего материала.

Когда трудовые книжки станут электронными?

На сегодняшний день, согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника на предприятии. Причем действующее постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 не предусматривает ведение книги в электронном виде.

Введение системы персонифицированного учета по СНИЛС граждан в 1996–1997 годах, по сути, нивелировало значимость трудовой книжки в глазах пенсионной системы, так как все данные и о трудовом стаже, и о размерах взносов в ПФР, вносимых работодателем, попадают в базу данных вместе с отчетностью предприятия. Хотя Пенсионный фонд до сих пор требует оригинал трудовой книжки при оформлении пенсии, по сути записи в ней сейчас играют роль только для тех граждан, которые трудились до начала использования СНИЛС.

Узнайте, как подсчитать стаж работника для начисления пособий из материала «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».

Инициатива об отказе от бумажных трудовых книг обсуждается еще с 2011 года, но до сих пор законодательно не закреплена. Но в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года, утвержденном распоряжением Правительства РФ от 25.12.2012 № 2524-р, разделом 3 предусмотрен отказ от ведения трудовой и социальной документации работников в бумажном виде. Отдельные чиновники, например вице-премьеры Ольга Голодец и Аркадий Дворкович, в 2017 году озвучивали, что уже с 1 января 2018 года может быть начат переход на электронную базу трудовых данных.

Это интересно:  Перевод беременной на другую должность

Как будет выглядеть и работать электронная трудовая книжка — образец заполнения

Согласно озвученным Правительством РФ и Минтрудом предложениям, электронная трудовая книжка будет иметь вид файла с записями о трудовой деятельности, аналогичными действующим сегодня. Основными заносимыми данными, по нашему мнению, станут:

  • Ф.И.О. работника;
  • СНИЛС;
  • профессия;
  • записи о приеме и увольнении с работы с указанием причин;
  • дополнительные сведения для расчета стажа (например, о декретном отпуске);
  • сведения о награждениях, званиях, поощрениях и взысканиях.

Такой список пока не утвержден и может измениться в зависимости от того, насколько данные из электронной книжки будут использоваться органами ФСС, Минтруда, ПФР, Росстата и ФНС. Предположительно, доступ к трудовой книжке работника сторонними организациями будет осуществляться по его согласию, ведь вышеуказанные данные попадают под определение персональных.

О том, как оформить трудовые отношения с работником без записи в трудовую, почитайте в материале «Прием на работу по трудовому договору без трудовой книжки».

Обязанность по заполнению трудовой книжки, очевидно, останется за работодателем. Только делать записи он сможет с помощью усиленной ЭЦП, возможно, даже в личном кабинете налогоплательщика.

Как предполагается осуществить переход на электронные трудовые книжки?

Уже сейчас подтверждением стажа может служить не только личная книга сотрудника, но и договор с работодателем: примерами такого подхода могут служить работа по совместительству, когда запись в книжке не обязательна, или договор ГПД, сведения о котором не вносятся.

Но столь важный документ, как трудовая книжка, не может быть изъят из оборота полностью за один день. В особенности это касается той части населения, которая имеет трудовой стаж до введения персучета и не имеет других средств для подтверждения трудового стажа. По этой причине предполагается плавный переход на новую систему, который займет, по предварительным оценкам, от 15 до 20 лет.

Стоит отметить, что сотрудники Минздравсоцразвития, в частности замминистра Александр Сафонов, акцентируют внимание на том, что за работником должно остаться право требовать от работодателя вести бумажную трудовую книжку. Должным образом отработанная система электронных трудовых книжек сама по себе постепенно вытеснит бумажный аналог.

Проблемы введения трудовых книжек на электронных носителях

Весь смысл введения электронного кадрового документооборота заключается в доступе предприятий и органов власти всех инстанций к личным файлам работников. В то же время сейчас каждое ведомство работает с помощью своей специфичной программы и обменивается электронными данными на основе встречных запросов.

Внедрение же электронных трудовых книжек предполагает консолидацию баз данных, осуществление которой — удовольствие не из дешевых. Достаточно вспомнить хаос, которым сопровождался перевод администрирования пенсионных, социальных и медицинских взносов из ПФР и ФСС в налоговую инспекцию.

Кроме того, стоит выделить такую сложность, как отсутствие доступа к интернету в отдаленных и сельских местностях. Без обеспечения возможности пользования личным кабинетом по всей территории России идея повсеместного отказа от бумажных трудкнижек не будет иметь успеха.

Отдельной проблемой выступает защита персональной информации от хищения с целью совершения преступлений или потери в результате системного сбоя или вирусной атаки. Учитывая последние тенденции в сфере хакерских атак, подобная угроза более чем реальна, а последствием может стать полная потеря данных о стаже конкретных людей.

Плюсы и минусы электронного кадрового документооборота

Необходимость постепенного отказа от такого архаичного документа, как бумажная трудовая книжка, уже ни у кого не вызывает сомнений. Но подобные изменения будут иметь как преимущества, так и недостатки:

  1. Уменьшение документооборота: исчезнет необходимость ведения в бумажном виде не только трудовых книжек, но и журналов по учету их движения.
  2. Снижение количества или исключение ошибок в формулировках: стандартизация записей позволит устранить человеческий фактор.
  3. Удобство для работника и исключение возможности злоупотребления работодателем фактом хранения книжки, например умышленного удержания или угрозы «плохой» записи.
  4. Защита от подделки: сфальсифицировать стаж будет невозможно.
  1. Высокие затраты: для доступа к личной информации граждан предприятиям как минимум понадобятся ключи ЭЦП, имеющие срок действия и довольно ощутимую стоимость.
  2. Риск утери данных: для уверенности в том, что при сбое базы кадровой документации не пропадут сведения о стаже, работнику придется бережно хранить все трудовые договоры, заключенные когда-либо.
  3. Проблемы с доступом к сети интернет: в отдаленных регионах и сельских поселениях часто наблюдается отсутствие доступа к сети — вспомним хотя бы об аналогичном опыте повсеместного внедрения онлайн-касс.

Ведение кадровых документов в электронном виде при всей своей заманчивости на данный момент является весьма туманной перспективой. В то же время в ближайшие годы мы будем наблюдать постепенные движения в сторону осуществления этой идеи.

Освежить в памяти текущий порядок оформления и оборота личных документов работника вам поможет материал «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Переход на электронные трудовые книжки: когда ожидается их внедрение

Поступая на работу по основному месту занятости, новый сотрудник предоставляет в кадровое подразделение компании свою трудовую. Данный документ является БСО, и должен хранится работодателем в установленном порядке. При увольнении этот регистр возвращается работнику, при этом в нем должны быть произведены отметки о его приеме и увольнении. В настоящее время законодатели считают, что электронные трудовые книжки должны появится для учета стажа работника в электронном виде в единой базе.

Переход на электронные трудовые книжки

В конце июня представители исполнительной власти внесли предложения о необходимости перехода на использование электронных трудовых книжек. При этом, по желанию работника, его трудовая книжка в бумажной форме так и будет вестись.

Законодатели ожидают, что начиная с января 2020 года, все работодатели будут передавать сведения, которые указываются в трудовых, в территориальные органы ПФР.

Эти данные будут не просто передаваться в ПФР, а на каждого человека этот орган будет создавать единую базу, в которой должна отражаться информация о всей трудовой деятельности данного человека.

Работодатель должен будет незамедлительно в режиме онлайн передавать ПФР соответствующие сведения как о приеме, так и о прекращении действия трудового контракта.

В настоящее время начинается подготовка положений нормативного характера, которыми будет необходимо руководствоваться как работодателям, так и представителям ПФР при формировании электронных трудовых книжек.

Процесс перехода на электронные трудовые книжки будет происходить поэтапно.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Рассмотрим подробнее положительные и отрицательные моменты введения электронных трудовых книжек.

Плюсы:

  • Так как информация о сведениях, отраженных в трудовой, будет полностью передана работодателем в ПФР и там будет создана база, а в последствии эти сведения будут дополняться при новых приемах и увольнения, информация о стаже человека не сможет быть утеряна. В настоящее время отмечаются довольно частые случаи, когда трудовая утеряна, и ее довольно сложно восстановить, так как должна соблюдаться установленная законодательством процедура.
  • При оформлении пенсии, ПФР будет уже располагать всей необходимой информацией для ее назначения. Поэтому эта процедура должна будет занимать намного меньше времени.
  • Информация ПФР о стаже работника будет отражать реальные данные, тем самым снижая возможность их подделывания и устраняя ошибки при заполнении трудовых.
  • Для лиц, которые занимаются трудовой деятельности удаленно, не нужно будет обращаться каждый раз к своему работодателю за данной информацией. Она теперь будет доступна ПФР по месту их жительства.
  • У работника теперь не будет возникать проблемы с возвратом трудовых их работодателями.

Минусы:

  • Для функционирования данной единой базы необходимо обеспечение высокой степени защищенности данных о трудовом стаже.
  • При сбое системы, сведения о трудовой деятельности могут быть утеряны, поэтому необходимо создание системы дублирования и восстановления такой базы.

Статья написана по материалам сайтов: www.buhgalteria.ru, rabotniky.com, bankiclub.ru, nalog-nalog.ru, buhproffi.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector