+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Ведение кадровых документов в электронном виде: эксперимент 2019 года

В соответствии с пунктом 2 поручения Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2018 г. N АД-П6-9пр приказываю:

1. Утвердить план-график проведения эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений (далее соответственно — План-график, эксперимент) согласно приложению N 1.

2. Утвердить перечень участников эксперимента и видов работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент согласно приложению N 2.

3. Утвердить задачи эксперимента:

— апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

— оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;

— выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;

— подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

— подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

4. Заместителю Министра труда и социальной защиты Российской Федерации Л.Ю. Ельцовой утвердить состав рабочей группы по проведению эксперимента в двухнедельный срок.

5. Департаменту оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства (М.С. Маслова), Департаменту правовой и международной деятельности (А.Ю. Безпрозванных), Департаменту условий и охраны труда (В.А. Корж), Федеральной службе по труду и занятости, Федеральному государственному бюджетному учреждению Всероссийский научно-исследовательский институт труда» Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации осуществлять организационно-методическое обеспечение проведения эксперимента.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра труда и социальной защиты Российской Федерации Л.Ю. Ельцову.

Приложение N 1
к приказу Министерства труда и
социальной защиты Российской Федерации
от 26 марта 2018 г. N 194

План-график
проведения эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений

1. План-график определяет этапы проведения эксперимента, сроки и исполнителей соответствующих мероприятий, подведения итогов эксперимента.

2. Эксперимент проводится в следующих организациях (по согласованию): открытое акционерное общество «Российские железные дороги», акционерное общество «Газпромбанк», публичное акционерное общество «АВТОВАЗ», публичное акционерное общество «РОСБАНК», публичное акционерное общество «Мечел», акционерное общество «Северсталь Менеджмент», публичное акционерное общество «Ростелеком», общество с ограниченной ответственностью «Яндекс» (далее — участники эксперимента).

3. Ресурсное (технологическое и финансовое) обеспечение проведения эксперимента непосредственно в организациях осуществляется участниками эксперимента.

4. Организационно-методическое обеспечение проведения эксперимента проводится Департаментом оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства (М.С. Маслова), Департаментом условий и охраны труда (В.А. Корж), Департаментом правовой и международной деятельности (А.Ю. Безпрозванных), Федеральной службой по труду и занятости, ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России в порядке, определенном Уставом учреждения, и за счет средств предусмотренных в его бюджете на соответствующую деятельность.

5. Период реализации эксперимента с 23 марта 2018 г. по 1 октября 2018 г.

Эксперимент проводится в четыре этапа, в ходе которых участники эксперимента осуществляют следующие организационно-методические мероприятия:

а) первый этап (с 23 марта 2018 г. по 20 апреля 2018 г.):

подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;

организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;

обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;

иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.

б) второй этап эксперимента (с 23 апреля 2018 г. по 15 мая 2018 г.):

подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);

уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);

обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.

в) третий этап эксперимента (с 16 мая 2018 г. по 1 сентября 2018 г.):

проведение эксперимента согласно приложению N 2;

подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:

оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;

анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;

предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;

обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.

г) четвертый этап эксперимента (с 16 сентября 2018 г. по 1 октября 2018 г.) — общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Приложение N 2
к приказу Министерства труда и
социальной защиты Российской Федерации
от 26 марта 2018 г. N 194

Кадровые документы: переводим в электронный вид

В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. О том, зачем переводить все документы сотрудников к цифровому значению, рассказала Светлана Сидоркина, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

23 марта 2018 года стартовал эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках компании. Приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года утверждены цели этого эксперимента. Так, в рамках задач необходимо будет:

  • провести апробацию возможного механизма ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценку затрат и полученных эффектов от перевода этих бумаг в цифровой вид;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовить предложения по оптимизации кадровых документов, обязательных для ведения работодателем.

Опытным путем

Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников. На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка. На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде. В частности, по новым правилам будут происходить оформление отпусков и служебных командировок; извещение работников о составных частях заработной платы; ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами; предоставление сотрудникам документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости и иные виды работ. На этом этапе будут подведены итоги, проведена оценка финансовых затрат, проанализирован эффект от ведения кадровых документов в электронном виде.

На последнем этапе, который завершится 1 октября 2018 года, в Минтруде будут подведены итоги эксперимента и будет проведена оценка его результатов.

Это интересно:  Какие вопросы задавать на собеседовании работодателю и нужно ли

Исходя из того, что участниками «пилота» по оцифровке кадровых бумаг стали крупнейшие компании страны, вывод напрашивается сам собой: стоимость технического обеспечения для перевода всех кадровых документов в цифру будет достаточно высока. И позволить себе перейти на такой документооборот сможет не каждая компания.

Однако можно предположить, что в случае удачного проведения эксперимента будут разработаны технические и методические рекомендации, после некоторого количества времени данный обмен документами может стать доступным и для небольших предприятий. Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

Вероятнее всего, перевод кадровых документов в электронный формат сможет позволить сократить расходы организации на создание печатных копий. Но это будет возможно только в том случае, если организация сможет обеспечить надежное хранение кадровых документов в электронном архиве. Нужно ли будет выдавать работнику копии бумаг в печатном виде или же будет достаточно направить эти документы сотруднику на электронную почту, еще не понятно.

Новшества, как всегда, отразятся на работе бухгалтера и сотрудников кадровой службы: это и освоение новых программ, и появление новой законодательной базы, которую необходимо будет изучить. Работы вряд ли убавится, однако снижения затрат времени можно будет ожидать за счет того, что сократится время на распечатывание документов и их сортировку.

Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

В век информационных технологий, когда всё и все пытаются перевести в цифру, закодировать и сохранить, перевод на повсеместный электронный кадровый документооборот возможен и даже вероятен. Электронные бумаги – это удобно, информация занимает меньше места в материальном мире, но следует не забывать и о данных, которые будут размещаться в цифровом мире. Такая информация требует не только места, но и затрат, как финансовых, так и ресурсных. Перевести все организации на электронный кадровый документооборот будет возможно только в том случае, если технологии будут финансово доступны для этих организаций.

Цифровая трудовая книжка

Стоит напомнить, что в рамках Российского инвестиционного форума в Сочи глава Минтруда России Максим Топилин сообщил, что к концу 2018 года планируется подготовить законопроект об электронных трудовых книжках.

Глава Минтруда прокомментировал это так: «Надо иметь в виду, что электронная трудовая книжка – это не скан трудовой книжки, это будут данные о позициях человека, которые будут храниться частично централизованно, частично, где нет в этом смысла, децентрализованно».

Получается, что после ввода электронных трудовых книжек организациям придется выгружать в Пенсионный фонд России дополнительные сведения по деятельности работников. Будем надеяться, что перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат позволит сотрудникам облегчить процедуру назначения пенсий. На сегодняшний день потенциальным пенсионерам для подтверждения страхового стажа приходится разыскивать бывших работодателей, направлять всевозможные запросы, и даже после произведенных действий стаж в ликвидированной организации, если она не позаботилась о том, чтобы направить данные в архив, можно не подтвердить.

Работодателю возможно будет перед приемом на работу проверить все места работы потенциального работника, и естественно, что данная информация должна будет выдаваться только по официальному запросу.

Отпадает необходимость хранения бумажных трудовых книжек в организации, также сводятся на нет риски по несвоевременной передаче трудовой книжки увольняющемуся работнику.

Таким образом, перевода кадровых документов в электронный формат, а также появления электронных трудовых книжек возможно ожидать уже в ближайшем будущем. Несмотря на весь трудоемкий процесс и значительные финансовые затраты на первом этапе введения этого новшества, в дальнейшем это может распространиться на все компании, конечно же, после существенного удешевления процедуры.

Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня. В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты – реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. интересную статью «для себя» в каждом номере найдет любой сотрудник компании.

Минтруд начал вводить электронный кадровый документооборот

Пилотный проект по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере уже стартовал

С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводит эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте будут участвовать 8 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс». Совместно с организаторами им придется:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

Что вообще предлагают чиновники

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

Это интересно:  Задержка зарплаты - куда жаловаться сотруднику и как защитить свои права

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

  • трудовой договор с дистанционным работником ( ст. 312.2 ТК РФ );
  • электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
  • сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
  • любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге. Но не исключено, что хорошие результаты в ходе эксперимента заставят чиновников отказаться от таких ограничений уже в ближайшие несколько лет.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2018 году?

Чиновники разрабатывают дорожную карту, которая предусматривает значительное сокращение количества документов, входящих в кадровое делопроизводство. Нам обещают, что в ближайшем будущем появятся не только электронные трудовые книжки, но и электронные трудовые договоры.

Инициативы Минтруда

В августе 2017 года стало известно о том, что Минтруд подготовил ряд предложений по внедрению электронного кадрового документооборота. В ведомстве было проведено совещание, на котором обсуждалась такая возможность с участием представителей бизнеса и чиновников.

Пока нет конкретики относительно того, какие кадровые документы планируется перевести в новую форму. Но уже известно, что Минтруд выступает за нововведения, которые позволят:

  • предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
  • все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
  • уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
  • обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.

При Минтруде уже создана рабочая группа по внедрению в законодательство РФ системы электронного кадрового документооборота. В ее состав вошли представители различные федеральных ведомств, включая Минкомсвязь, Минфин, Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, а также эксперты из общероссийских объединений работников и работодателей, НИИ труда Минтруда. Цель рабочей группы — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.

Электронные проверки работодателей

Помимо внедрения электронного кадрового документооборота чиновники планируют в будущем перейти к электронным проверкам. По словам руководителя Роструда Всеволода Вуколова, такая реформа позволит сэкономить время и издержки работодателя, ускорить и оптимизировать процесс проведения проверки инспектором труда. Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Стоит отметить, что первый шаг к переходу на формат электронных проверок чиновники уже сделали, запустив сервис самопроверок «Электронный инспектор». Он позволяет работодателям самостоятельно пройти предварительную проверку соблюдения требований трудового законодательства. По результатам самопроверки работодатель получает заключение интерактивного сервиса об отсутствии или наличии нарушений в трудовых отношениях, а также инструменты для их устранения: инструкции к действию, шаблоны и образцы документов. Сервис, как справедливо отмечено, «позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда».

Электронная трудовая книжка

В планах Минтруда — запуск пилотного проекта по переходу на электронные трудовые книжки в Сбербанке. В министерстве уверены, что нововведение будет иметь только положительный эффект — позволит работодателям снизить издержки и приведет к легализации труда. Однако все не так просто: переход на электронные трудовые книжки станет возможет только в результате внесения изменений в постановление правительства «О трудовых книжках». Также сразу встает вопрос о наличии электронно-цифровой подписи, за которую придется платить работодателю.

По словам главы Сбербанка Германа Грефа, учитывая определенные сложности, нужно либо отказаться от цифровой подписи как от обязательного условия, либо сделать ее дешевле. В лююбом случае введение электронных трудовых книжек будет иметь заметный экономический эффект ведь только заполнение трудовых книжек отнимает у кадровиков сотни тысяч часов, отмечает Герман Греф. Кроме того, обычная книжка неудобна в использовании и для работника. Особенно сложности возникают в случае утери этого документа. Электронный формат позволит многие проблемы минимизировать.

Электронные трудовые договоры

Еще в прошлом году Минтруда совместно с Рострудом приступило к проработке идеи заключения трудового договора в электронной форме. Эта инициатива возникла, в частности, в связи с необходимостью решить вопрос об оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками.

Чиновники посчитали, то на сегодняшний день в дистанционном режиме работает до 5 млн россиян, при этом нелегально трудятся не менее половины из них. Внебюджетные государственные фонды ежегодно теряют от нелегальной занятости дистанционных работников от 130 до 220 млрд руб. Одна из основных причин такого положения вещей заключается в трудностях оформления трудовых отношений с дистанционными работниками и с сопутствующими расходами. Например, пересылка документов для 1,8−3 млн работников обходится им в 5,4-10 млрд руб. в год. Еще одна статья расходов связана с приобретением электронных подписей — это тоже несколько миллиардов рублей.

Чиновники предполагают, что электронный трудовой договор не только сократит финансы и время на заключение трудового договора, но и позволит перевести дистанционных работников в поле легальной занятости. Руководитель Роструда Всеволод Вуколов предложил создать специальную интерактивную площадку для заключения электронных трудовых договоров. По его словам, такой площадкой может выступать портал «Работа в России». Известно, что заключение договора в электронном виде будет добровольным и для работника, и для работодателя.

Это интересно:  Что нужно для трудоустройства на работу

В августе 2017 года Федеральная служба по труду и занятости провела опрос среди россиян, чтобы выяснить, готовы ли они заключать электронные трудовые договоры. 70% опрошенных выступили за инициативу. Около четверти респондентов уверены, что такой важный документ, как трудовой договор, должен быть оформлен на бумаге. Те, кто готов заключать электронные договоры, хочет оформлять документ либо исключительно в государственной информационной системе (таких большинство), либо в системе работодателя.

Наиболее важные для россиян критерии при заключении электронного трудового договора — запрет на изменение электронного договора без участия одной из сторон правоотношений, юридическая значимость документа и бумажная копия. А наименее значимые — удобство подписания и электронная копия договора.

Электронный больничный

С 1 июля 2017 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ, начала действовать новая форма листа нетрудоспособности. Фактически в России стал на законных основаниях функционировать электронный больничный, этот документ обрел такой же юридический статус, как и бумажный листок нетрудоспособности.

От обычного бумажного листа электронный больничный отличается тем, что теперь вся необходимая информация вносится в виртуальную базу данных на компьютере. Врач входит в виртуальный кабинет и электронную карту больного, работает с больничным, а далее, при закрытии документа, проставляет галочки согласно инструкции и подписывает листок цифровой подписью.

Затем информация поступает по защищенным каналам связи в отделения ФСС и по месту работы пациента, где с электронным больничным работает кадровик или бухгалтер. Он видит в форме название медучреждения, номер и дату выдачи больничного листа, период болезни, ФИО пациента, причину нетрудоспособности.

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ дает возможность с 1 июля 2017 года использовать как бумажные больничные, так и электронные листки нетрудоспособности с письменного согласия застрахованного. Во втором случае электронный документ будет формироваться в автоматизированной информационной системе, которая находится под контролем ФСС.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы узнавать обо всех самых важных изменениях, которые касаются бизнеса!

Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

● апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

● оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;

● выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;

● подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

● подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: кадровый документооборот в организации, электронная трудовая книжка, электронный надзор.

Виды работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент:

● заключение трудовых договоров;

● планирование отпусков работников на предстоящий год, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление с приказом об отпуске, оформление заявления о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

● оформление служебных командировок;

● извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

● получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни, ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы;

● ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

● ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

На базе одного из участников будет проведен эксперимент по представлению документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости.

По результатам будут выдвинуты предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM прокомментировала новость:

«На данный момент законодательство явно не разрешает переводить кадровый документооборот в электронный вид, за исключением обмена документами с дистанционными работниками (глава 49.1 ТК РФ). В отношении большинства кадровых документов в НПА фигурируют фразы «под роспись» и «письменная форма». Подразумевается, что документы должны быть оформлены на бумаге, подпись сотрудника должна быть «живой». И несмотря на то, что п.1 ст.6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» разрешает работать с электронными документами при использовании квалифицированной ЭП, работодатели не рискуют переводить кадровые документы в электронную форму. Случаи судебной практики немногочисленны, каждый рассматривается отдельно: а каких-то ситуациях электронные документы признают действительными, в каких-то – нет.

При этом ведение кадровых документов на бумаге создает большую нагрузку на работодателей. Часть документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) имеют длительный срок хранения (75 лет) и требуют организации архива. Из-за требования ознакомить сотрудников с документом под роспись возникают затраты по доставке документов до подписантов и возврату документов в места их хранения. Поэтому перевод кадрового документооборота в электронный вид – актуальная тема.

И хотя результаты эксперимента станут известны не ранее конца 2018 г., а соответствующие поправки в законодательство будут внесены не ранее 2019 г. (при условии, что результаты эксперимента будут положительными), в дальнейшем это позволит снизить нагрузку на работодателей в части ведения кадровых документов».

Перечень участников эксперимента и виды работы с документами,

в отношении которых проводится эксперимент

Статья написана по материалам сайтов: www.garant.ru, www.buhgalteria.ru, clubtk.ru, kontur.ru, ecm-journal.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector