Консультация юриста — Оплачиваются ли командировочные за границей

При учете зарубежных командировок бухгалтеры сталкиваются с различными нестандартными ситуациями. И задают нам вопросы. А мы на них отвечаем, и с самыми интересными ответами знакомим вас, наши уважаемые читатели.

Но сначала напомним основные моменты:

  • в заграничную командировку, как и в командировку по России, работник должен направляться приказом руководител я ч. 1 ст. 166 ТК РФ; п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение) ;
  • работнику должен быть выдан аванс, за который он обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (в первые 3 дня после выхода на работу, если сразу после командировки он был в отпуске или отсутствовал на работе по иным причина м) пп. 10, 26 Положения; п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У . Для этого работнику надо будет заполнить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы;
  • расходы по заграничной командировке, которые организация должна возмещать работник у ст. 168 ТК РФ , признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учет е пп. 5, 16 ПБУ 10/99 ; пп. 6, 9 ПБУ 3/2006 ; подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238 ;
  • все валютные расходы необходимо пересчитать в рубли. Курс такого пересчета зависит от конкретной ситуации: есть ли справки банка об обмене валюты, как были оплачены расходы (наличными или по банковской карте), был ли выдан аванс;
  • нет никаких законодательно установленных нормативов для признания суточных в расходах для целей налогообложения прибыл и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Их размер определяется самой организацией — в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировка м ч. 4 ст. 168 ТК РФ ;
  • при командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ. Так, не облагаются НДФЛ суммы суточны х п. 3 ст. 217 НК РФ :

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ);

  • с 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировк и п. 3 ст. 217, подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ . Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержде н Письмо Минфина от 21.01.2016 № 03-04-06/2002 .

Учитываем затраты на «визовую» командировку

Работник организации направлен в командировку в Москву для оформления шенгенской визы, 20.05.2016 он получил из кассы аванс в размере 7000 руб. 23.05.2016 работник представил авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие проживание, а также документы, подтверждающие оплату визы (стоимость визы — 40 евро) и ее получение. Поездка в загранкомандировку планируется 01.06.2016. Когда организация может учесть в расходах затраты на оформление шенгенской визы?

: К авансовому отчету, составляемому по итогам командировки в Москву, работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы на получение визы. Руководителю организации необходимо утвердить этот авансовый отчет. Расходы на получение визы также должны учитываться для определения сальдо расчетов с работником по итогам командировки (для определения перерасхода аванса или его остатка).

В бухучете все командировочные расходы, включая оплату визы, можно будет учесть в мае — на дату утверждения авансового отчета по командировке в Москву.

Для целей налогообложения прибыли затраты на оформление визы можно учесть как командировочны е подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . А вот когда это надо сделать и как учитывать иные расходы по командировке, связанные с получением шенгенской визы, разъяснил специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ По моему мнению, расходы на поездку и проживание в Москве (с целью получения визы) следует учесть в мае — в день утверждения авансового отчета по этой поездке. А вот расходы собственно на получение визы надо признать вместе с расходами по проживанию и транспортными расходами в загранкомандировке в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет по окончании этой загранкомандировк и ” .

Визовый сбор — в расход

Виза для командировки работника за пределы РФ оплачена через Интернет (онлайн-платеж с использованием платежной карты). В качестве подтверждения расходов на оформление визы к авансовому отчету прикладывается распечатка электронной переписки с визовым центром и выписка с банковской карты о списании денежных средств. Также есть подтверждение оплаты, поступившее от визового центра на электронный адрес работника. Достаточно ли такого документального подтверждения расхода?

: Да, такие документы могут подтвердить расходы на оплату услуг визового центр а ст. 252 НК РФ . Эти распечатки заверяются подписью работника и руководителя организации с указанием их ф. и. о. и должности, а также даты самой распечатки.

Дополнительно вы можете составить справку бухгалтера с описанием сложившейся ситуаци и ч. 1, 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; ст. 313 НК РФ .

  • документы на оплату;
  • распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.

Оплачиваем страховой полис для поездки за рубеж

Можно ли принять в расходы по налогу на прибыль стоимость страхового полиса, оформленного сотруднику за несколько месяцев до начала командировки, и какие проводки в таком случае необходимо сформировать в бухучете?

: Оформление обязательной медицинской страховки обычно необходимо для получения визы подп. «г» п. 23 Положения .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нужно передать в бухгалтерию документ посольства страны, куда направляется работник, из которого было бы видно, что медстраховка является обязательным условием получения визы. Тогда этот расход будет обоснованным и его можно будет учесть при налогообложени и ст. 252 НК РФ . Иначе — если получение медстраховки не обязательно для получения визы — проверяющие могут счесть расходы на нее необоснованными.

А вот в бухучете стоимость страховки как раз можно сразу учесть как расходы по обычным видам деятельност и пп. 2, 4, 5 ПБУ 10/99 . В таком случае делаются проводки:

  • страховку оплачивала фирма — на дату оплаты: Дт 60 (76) – Кт 51;
  • страховку оплачивал подотчетный сотрудник — на дату утверждения авансового отчета по приобретению медстраховки: Дт 60 (76) – Кт 71.

А вот на момент начала действия страхового полиса списывайте его стоимость в расходы так: Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76).

Если же вы хотите избежать разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, тогда и в бухучете стоимость медстраховки включайте в расходы на дату утверждения авансового отчета работника по загранкомандировк е пп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99 . То есть делайте проводку Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76), только когда руководитель утвердит авансовый отчет по возвращении работника из-за границы.

Пересчет валютных расходов при рублевом авансе

Но есть и другой, более безопасный подход к решению этого вопроса.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Письмо Минфина России от 3 сентября 2015 г. не меняет подход к определению величины расхода, а конкретизирует лишь дату, на которую определяется сумма расхода. На мой взгляд, разъяснения Минфина, данные в этом Письме, должны применяться с 1 января 2015 г. А если организация в 2015 г. применяла иной порядок, то она должна уточнить сумму своих расходов для целей налогообложени я ” .

Как видим, в любом случае делать перерасчет расходов прошлых лет не требуется.

Курс пересчета может зависеть от очередности валютных расходов

Для загранкомандировки работник получил рублевый аванс. Но его не хватило для всех командировочных расходов. Справки об обмене валюты у работника нет. Значит, пересчитывать валютные расходы надо по курсу на дату выдачи аванса. Но у работника были и рублевые расходы (приобретались авиабилеты до начала командировки). Надо ли пересчитывать по курсу на дату выдачи аванса абсолютно все валютные расходы или только те, которые укладываются в остаток аванса после вычета из него рублевых расходов работника?

: Этот вопрос в законодательстве не урегулирован. Руководствуясь логикой, предпочтительнее «выбирать» рублевый аванс по мере его реального расходования. То есть в хронологическом порядке. Это экономически обоснованный вариант учета.

Когда на небе ни облачка, отправляться на самолете в загранкомандировку гораздо приятнее

Пересчитываем перерасход валютных расходов

Сотрудника направили в командировку. Выдали аванс в рублях. Он купил 2200 долл., что подтверждается квитанцией банка, а потратил на проживание наличными 2212,04 долл. По какому курсу пересчитывать расходы, в том числе и потраченные 12,04 долл.?

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Для возмещения всей потраченной в загранкомандировке суммы рублей, на которые была куплена валюта, нужно сохранить справку банка об обмене валюты.

: Как мы понимаем, на часть потраченной суммы (12,04 долл.) нет справки банка об обмене валюты. В таком случае:

  • часть валютных расходов работника, которые укладываются в сумму, указанную в справке банка об обмене валюты (2200 долл.), надо пересчитать в рубли по реальному курсу обмена, подтвержденному квитанцией;
  • оставшуюся часть расходов (12,04 долл.), надо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ, действующему:
  • на дату выдачи аванса — если изначально выданная рублевая сумма за вычетом купленных 2200 долл. покрывает его валютный «перерасхо д» Письма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 , от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 . То есть если работник оплачивал гостиницу полностью за счет полученного аванса;
  • на дату утверждения авансового отчета — если работник заплатил 12,04 долл. за счет собственных средств (в случае перерасхода по выданному аванс у) подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 , от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Оформить пересчет можно справкой бухгалтера или отразить его в авансовом отчете.

Выдаем валютный перерасход и удерживаем рублевый остаток

Сотрудник выезжает в командировку в Эстонию. За 3 дня до начала командировки ему были перечислены подотчетные денежные средства исходя из предварительной сметы расходов, включая суточные. Согласно положению по командировкам суточные при выезде за рубеж рассчитываются по следующей формуле: 50 евро х курс ЦБ, действующий на дату перечисления денег на карточку сотрудника. Суточные на территории РФ также составляют 50 евро/день.
У работника были расходы в иностранной валюте наличными. Но документа, подтверждающего курс конвертации рублей в иностранную валюту, нет.
Как и по какому курсу рассчитать рублевые суммы валютных расходов в авансовом отчете при перерасходе подотчетных денег и в случае, если у сотрудника останется неизрасходованная часть аванса? Как нам рассчитаться с работником?

Несмотря на вечные пересчеты валюты в рубли и обратно, многие согласились бы съездить в командировку, например, в Таллин. Летом там еще и белые ночи

: В случае если нет справки банка об обмене иностранной валюты, а работник производил расходы наличными в евро, нужно:

1) из суммы перечисленного ему на карту аванса вычесть суточные. Фактически их рублевая сумма зафиксировалась на дату выдачи аванса. Пересчитывать их в дальнейшем не нужно;

Задолженность перед работником в валюте может быть выплачена ему как в иностранной валюте, так и в рублях (по курсу на дату выплаты). При этом могут образоваться курсовые разницы, которые учитываются при расчете налога на прибыль:

  • курс евро уменьшился на дату выплаты — то в дохода х п. 11 ст. 250, подп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ ;
  • курс евро увеличился — то в расхода х подп. 5 п. 1 ст. 265, подп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Если выдан аванс в рублях, превышающий сумму командировочных расходов, то все валютные расходы (если нет подтверждающих справок об обмене валюты) пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса. Сумма остатка аванса определяется в рублях. Ее работник и должен вернуть организации.

Подтверждаем расходы на аренду зарубежной квартиры

Сотрудник организации был направлен в командировку в Мюнхен для оформления договоров и ознакомления с производством сроком на 42 дня. Для проживания он арендовал квартиру, так как снимать номер в отеле намного дороже. Подтверждающие документы на аренду (договор и перевод договора с физлицом) представлены с авансовым отчетом.
Может ли организация принять к учету и оплатить работнику расходы на проживание в арендованной квартире только на основании договора на аренду?

  • договор аренды квартиры и любой документ об оплате (например, расписку, подтверждающую, что арендодатель получил деньги, выписку о списании денег с карточного счета работника и т. п.);
  • договор аренды квартиры, в котором указано, что оплата по договору произведена.
Это интересно:  Консультация юриста - Отпуск вместо больничного

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Для возмещения потраченных на аренду квартиры денег нужно иметь документ, подтверждающий оплату (получение денег арендодателем).

  • исключить сумму, указанную в договоре аренды квартиры, из «прибыльных» расходов;
  • посчитать эту сумму доходом работника, если вы ее ему возместите. При этом НДФЛ с не подтвержденных документами расходов на проживание доначисляется только с суммы, превышающей 2500 руб. в день п. 3 ст. 217 НК РФ . Если же расходы на проживание укладываются в этот норматив, то доначисление НДФЛ работнику не грозит.

Кроме того, проверяющие из фондов на сумму возмещенных расходов, превышающую 2500 руб. в день, могут доначислить страховые взнос ы ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; Письмо Минтруда от 03.07.2015 № 17-3/В-326 .

Поездка на музейный остров может быть деловой

В приказе на командировку указано — Италия, г. Венеция. Работник принес карточки на транспортные расходы в связи с посещением острова Мурано (часть территориальной единицы Венеция). Обосновал их тем, что на этом острове была деловая встреча. Надо ли работнику писать служебную записку на имя руководства или бухгалтер может принять такие расходы самостоятельно?

: Если у бухгалтера возникают сомнения, они могут возникнуть и у инспекторов при проверке. Так что безопаснее получить от работника служебную записку с обоснованием цели поездки на остров. Она должна быть сопоставима с заданием руководителя, которое отражено в приказе о направлении работника в командировку.

Отметим, что бухгалтер самостоятельно никакие командировочные расходы работников в учете не признает: авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное лицо. Только после того, как руководитель утвердит авансовый отчет с перечисленными в нем расходами, бухгалтер отражает расход ы подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Содержание

Возмещение расходов по командировке за границу

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
  • расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п.

Командировка за рубеж: оформляем документы, учитываем расходы (лунина о.)

  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (далее — Постановление N 812). По вопросу оплаты суточных в п. 18 Положения N 749 даны следующие рекомендации: — при следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях; — даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на ее территорию определяются по отметкам пограничных органов в паспорте; — при направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Особенности направления сотрудника в загранкомандировку Так же как и при направлении в командировку в пределах РФ, сотрудникам учреждений, направляемым в командировку за границу, гарантировано сохранение места работы, среднего заработка и возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 ТК РФ). Командировки за рубеж оформляются в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.

Командировка за рубеж: оформляем документы, учитываем расходы (лунина о.)

  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ. При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ. Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый.

Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны. Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Зарубежная командировка: особенности учета расходов

Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);

  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Возмещение расходов, связанных с командировкой Согласно ст.

Порядок учета командировочных расходов в 2017-2018 годах

Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки. ! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учета

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.

Основные изменения в 2017-2018 годах

Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Скачать нормы суточных при заграничных командировках (Приложение №1) в формате Word.

Скачать размеры надбавок к зарубежной поездке (Приложение №2) в формате Wod.

Особенности заграничной командировки

Оформление загранпоездки похоже на оформление обычной служебной командировки, но имеет ряд особенностей. Рассмотрим их подробнее.

В какой валюте выдавать командировочные

Отвечая на этот вопрос бухгалтерия компании должна прежде всего определить количество дней командировки, когда работник будет находиться на территории России, а когда в иностранном государстве.

Это интересно:  Консультация юриста - Как уволиться сразу после отпуска

Нормы права определяют, что суточные, когда работник еще находится на территории России следует выплачивать в рублях. Например, время пока он добирается до аэропорта и т. д.

Дни же, приходящиеся на территорию иностранного государства надо оплачивать работнику в иностранной валюте. При этом возникает ситуация, когда в один день сотрудник фирмы был и в России и за рубежом.

Здесь действует правило, согласно которому дни отправления из страны подлежат оплате в иностранной валюте, а дни прибытия в Россию – в российской валюте (рублях).

Что если сотруднику необходимо докупить валюту за рубежом

Организация имеет право не выдавать работнику подотчетные средства в валюте, а передать рублевый эквивалент. При этом он должен будет по прибытии в страну назначения приобрести самостоятельно валюту на эту сумму.

Подтверждающим документов в этом случае будет справка из банка, в которой будет указываться курс и дата приобретения.

При расходовании данной валюты работник должен получать оправдательные документы. Они принимаются к учету по курсу на дату, в которую был составлен бланк.

Важно! Суточные по поездке учитываются по курсу, который был установлен банком на дату сдачи авансового отчета по командировке.

Часть поездки по России, а часть за границей

Оформление такого рода командировки не должно представлять сложностей.

Поездку необходимо разделить на три отрезка — время поездки по России, время поездки по другому государству, день возвращения в Россию и поездка на свое предприятие.

На всю командировку выписывается единый пакет документов. Если для поездки оформляется служебное задание, то в нем подробно указываются задачи на каждый отрезок поездки.

После этого будет еще один отрезок, как минимум состоящий из одного дня — это возвращение из страны и, возможно, путь по России в свою организацию. Суточные за эти дни опять выплачиваются по нормам внутренних поездок.

Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день

В процессе производственной деятельности может возникать ситуация, что работник утром приезжает из одной командировки, а вечером уже должен отбыть в другую.

По закону такое не запрещается. Правда, в нормативных документов нет указаний, как именно нужно оформлять такую ситуацию. В результате, есть два способа.

При первом способе оформление командировки по каждой поездке производится в полной мере — выписываются два приказа, два командировочных удостоверения, два задания и т. д.

Суточные работодатель также обязан выплатить в полной мере по всем дням поездок, включая дни нахождения в дороге. В таком случае день, в который обе поездки будут пересекаться, должен быть оплачен в двойной мере, поскольку он является и днем завершения первой поездки, и днем начала второй.

Второй способ — объединить поездки. Если сразу известно, что предстоит ехать в новую поездку, необходимо сразу оформить документы на продление поездки. Нужно помнить, что по закону длительность служебной командировки не ограничивается, и этот момент полностью отдан на усмотрение организации.

Все время поездки нужно разбить на отрезки исходя из нахождения в разных странах, и для каждого из них рассчитать суточные на основании принятой для этой страны нормы.

Дата прибытия считается по билету или по таможенному контролю

В постановлении №749 прямо указан ответ на этот вопрос — даты пересечения границ государств устанавливаются по штампу на постах таможенного контроля.

Это правило используется при определении размера суточных, поскольку день выезда из России считается как день нахождения за границей, а день въезда — как день на территории России.

День прилета может отличаться от дня, проставленного в паспорте. К примеру, самолет сел в аэропорту иностранного государства до 24-00, но таможенный контроль работник прошел уже в новых сутках, т. е. после 24-00. В связи с этим день фактического прилета ему будет считаться как день в России, а день прохождения таможни — уже как день заграничной командировки.

Однако из данного правила существует исключение. При передвижениях между странами Таможенного союза штампы в паспортах не ставятся. В этой ситуации дни пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении, а при его отсутствии — по проездным документам.

Учет суточных

В отличие от российских поездок, при командировках за границу учет операций необходимо вести как в рублях, так и в валюте принимающей стороны, с учетом возникающих колебаний курса.

Д71 — К50/2 — выданы суточные из валютной кассы

Д71 — К50/1 — выданы суточные в рублях (для периода нахождения в России либо для самостоятельного приобретения валюты)

Д 20 , 23 , 25 , 26 , 44 — К71 — принят к учету авансовый отчет. Суточные в рублях списываются напрямую, в валюте — с пересчетом по курсу принятия отчета.

Д91 — К71 — списывается на расходы отрицательная курсовая разница по валюте

Д50 — К71 — возвращен в кассу остаток аванса

Д71 — К50 — выдан перерасход по командировочным суммам

Д70 — К68 — начислен НДФЛ на превышение норм суточных

Для целей налогообложения установлен лимит суточные при загранпоездках — 2500 рублей. При выдаче средств в пределах этой суммы, они не подлежат обложению налогами и не включаются в декларации и отчеты.

Однако, если размер суточных был больше, то на сумму превышения начисляется налог. Это происходит в завершающий день месяца, в котором был принят отчет к учету. Полученный размер налога удерживается из зарплаты. Кроме этого, данную сумму нужно будет показать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Нередко возникают случаи, когда по договоренности между предприятиями работника направляют к другому, стороннему работодателю для выполнения работ у последнего либо с целью обмена опытом. Как следствие, раз поступило приглашение, то все сопутствующие траты (дорога на транспорте туда и обратно, проживание, питание) возмещает приглашающее лицо. Как правило, такая ситуация возможна при назначении в заграничные командировки, острой потребности в выполнении квалифицированных либо высокотехнологичных работ.

Как оформить командировку за счет принимающей стороны?

Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.

При оформлении такой поездки следует запомнить, что расходы на командировку за счет принимающей стороны возмещаются согласно нормам, установленным локальными НПА либо законодательством:

  • траты сотрудника на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье) подлежат возмещению на сумму 550 рублей/сут. Факт съема жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
  • расходы на средства передвижения покрываются в зависимости от его вида (автобус, самолет, поезд). Если откомандировываемый выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат;
  • суточные оплачиваются согласно нормам, установленным локальными НПА, коллективными договорами либо законодательством. Например, в организации может действовать специализированное положение.

После возвращения (важно: а не окончания работ у другого нанимателя) сотруднику следует сдать в бухгалтерию организации оформленный надлежащим образом авансовый отчет. К докладу прилагаются бумаги, доказывающие расходование выданных ранее средств (билеты, квитанции). Список документов размещается на обороте отчета. Для подготовки отчета установлен 3-хдневный срок.

Командировка за счет принимающей стороны — нужно ли платить суточные

Согласно закону, суточные – это те дополнительные траты, которые законодательство связывает с тем фактом, что сотрудник вынужден проживать вне своего постоянного местожительства (проще, вне дома). При расчете суточных учитывается каждый день трудовой деятельности вне дома, в том числе выходные и праздничные дни (например, 1 мая, 9 мая, 8 марта), время в пути (в т.ч. в связи с задержкой по независящим от сотрудника причинам — поломка, непреодолимая сила, стихийное бедствие). Они не подлежат выплате при работе в местности, откуда сотрудник может каждодневно добираться домой, а не оставаться на второй и последующие дни, исходя из сложившихся в местности условий транспортного сообщения (например, соседний город, ежедневный рейсовый автобус).

Суточные, как и размер среднего заработка на период командирования, оплачивает направляющая сторона. Также непосредственный работодатель возмещает сторонние расходы сотрудника (оплата услуг связи, затраты на визу), если иные условия не установлены заранее оформленным договором.

Если поездка планируется за пределы территории РФ (независимо от того, относится ли государство назначения к дальнему или ближнему зарубежью), то суточные выплачиваются:

  • за время нахождения в пределах Федерации – в общеустановленном порядке;
  • с момента пересечения границы зарубежья — в порядке и размерах, специально определенных для заграничных поездок. В таких случаях работник обеспечивается авансом в валюте.

При краткосрочных (однодневных) поездках по территории страны суточные не выплачиваются. Когда же однодневная командировка планируется за границу, то суточные выплачиваются в сумме 50 % от нормы затрат (НДФЛ не облагаются суммы ниже 1250 руб.).

Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны

Для правильного оформления командировки за счет принимающей стороны необходимы следующие документы:

  • договор между предприятиями;
  • приказ организации-работодателя.

В договоре прописываются детально все затраты на планируемую командировку за счет принимающей стороны (например, оплата билетов до места назначения и с вокзала до места проживания, категория номера в гостинице и прочие). Расписать все нюансы особенно важно для того, чтобы потом не возникало никаких спорных вопросов с выплатами.

Выдача должностного поручения и командировочного свидетельства с 2016 г. не обязательна.

Приказ о командировке за счет принимающей стороны

Анализируемый приказ оформляется на основании тех условий, которые согласованы в договоре. В его тексте должны содержаться следующие данные:

  • Ф.И.О. и функция, выполняемая работником (например, Иванов Иван Иванович, менеджер по туризму);
  • место и дата поездки (дата начала и окончания «с … по ….»);
  • цель поездки (например, для монтажа оборудования, участия в семинаре);
  • источник финансирования (например, служебная поездка будет оплачиваться за счет принимающей стороны ОАО «Аргомаш»).

Распоряжение подписывается начальником фирмы (или субъектом, его заменяющим) и командируемым сотрудником.

Питание в командировке за счет принимающей стороны

Компенсация затрат на питание осуществляется согласно договору. Если соглашение включает пункт о питании, то в нем должно быть отражено следующее:

  • режим питания (например, 2-х либо 3-х разовое питание);
  • место приема пищи (столовая, кафе).

Оформление питания как обязанности приглашающего лица не влечет за собой автоматического уменьшения размера суточных.

Таким образом, оформление должностной поездки за счет принимающей стороны во многом зависит от договоренности руководителей организаций. Следовательно, большое внимание должно быть уделено разработке проекта договора с тем, чтобы все обстоятельства (питание, проживание, дорога и прочие) были предельно согласованы.

Приобретена виза работнику для загранкомандировки: учет и налогообложение

Организация (общая система налогообложения, метод начисления), занимающаяся оптовой торговлей, приобретает для директора визу в Германию для поездок в служебные командировки (цели командировок разнообразные — деловые встречи с поставщиками, посещение выставок). Виза приобретается у организации-туроператора (между организациями заключен договор). Туроператор — российская организация, оплата осуществляется в рублях. В декабре 2014 года от туроператора получен акт выполненных работ по получению визы.

Каков порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на приобретение многократной визы в связи с тем, что виза приобретена сроком на 3 года, а фактическая дата командировки неизвестна? Следует ли в бухгалтерском учете использовать счет 97?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Полагаем, что организация вправе учесть расходы на приобретение визы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете единовременно в составе командировочных расходов на дату утверждения авансового отчета, представленного директором при возвращении из первой по времени командировки на территорию Германии.

В то же время, учитывая, что в рассматриваемой ситуации расходы на оформление визы осуществляет сама организация, полагаем, что такие расходы в целях их учета могут быть отнесены не к командировочным расходам, а к расходам по организации командировок. В этом случае в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией; в бухгалтерском учете — в составе расходов по обычным видам деятельности в части коммерческих расходов. Датой их признания как в бухгалтерском, так и в налоговом учете может быть дата акта выполненных работ (оказанных услуг), если такой порядок предусмотрен в учетной политике организации для учета указанных расходов.

Это интересно:  Консультация юриста - Обвинение в воровстве

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, которые работодатель обязан возмещать командированному работнику, согласно ст. 168 ТК РФ, относятся:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение), которое определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств (п. 1 Положения).

Кроме того, согласно п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;

— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Налог на прибыль организаций

Объектом обложения по налогу на прибыль для российских организаций признается полученная ими прибыль, рассчитываемая как полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247 НК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ. При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Кроме того, учитываемые в целях налогообложения расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Как мы поняли, оформление визы сроком на 3 года в рассматриваемой ситуации обусловлено частым направлением директора в служебные командировки на территорию Германии и непредсказуемостью графика этих командировок, поэтому полагаем, что расходы на оформление такой визы являются для организации экономически оправданными. Напомним, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П, N 366-О-П).

По вопросу порядка учета расходов на оформление визы в рассматриваемой ситуации сообщаем следующее.

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ). В свою очередь, расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя, в частности, прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253 НК РФ).

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, которые могут включать в себя, в том числе, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 28.09.2012 N 16-15/092144@).

Так как налоговое законодательство РФ не ставит порядок учета расходов на оформление виз в зависимость от срока действия виз, полагаем, что расходы на приобретение визы сроком на 3 года могут быть учтены в полном объеме на дату утверждения авансового отчета, представленного директором при возвращении из первой по времени служебной командировки на территорию Германии.

В то же время в данном случае расходы на оформление визы осуществлял не сотрудник, а организация. В связи с этим полагаем, что эти расходы в данном случае являются не расходами сотрудника, осуществленными им в связи с направлением в командировку, а расходами организации на оплату выполненных работ (оказанных услуг) сторонними организациями, то есть расходами на организацию командировки.

Напомним, что пунктом 4 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что в случае, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При этом датой осуществления прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), в виде расходов на оплату выполненных работ (оказанных услуг) сторонним организациям признается дата (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

— расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

— дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

— последнее число отчетного (налогового) периода.

В силу абзаца пятого ст. 313 НК РФ порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Поэтому порядок учета рассматриваемых расходов следует указать в учетной политике организации в целях налогообложения.

Таким образом, полагаем, что в рассматриваемой ситуации расходы на оформление визы могут быть учтены организацией на дату утверждения авансового отчета, если организация примет решение учитывать их в составе командировочных расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). В то же время, по нашему мнению, такие расходы могут быть отнесены организацией не к командировочным, а к «другим расходам, связанным с производством и (или) реализацией» (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). В этом случае они будут учитываться на одну из дат, указанных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, предусмотренную в учетной политике организации (например на дату выполненных работ (оказанных услуг)).

Также напомним, что расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при наличии подтверждения их производственного характера (письмо УФНС по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873, п. 1 письма ФНС России от 25.11.2012 N ЕД-4-3/19756).

Документальным подтверждением рассматриваемых расходов должны быть договор с туроператором, акты выполненных работ (оказанных услуг) по оформлению визы, а также документы, подтверждающие фактическую оплату выполненных работ (оказанных услуг) по оформлению визы (приложенные к авансовому отчету в случае учета расходов в составе командировочных).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99) расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

— расходы по обычным видам деятельности;

В силу положений п.п. 5, 7 ПБУ 10/99 расходы на служебные командировки, связанные с основным видом деятельности организации, являются для организации расходами по обычным видам деятельности.

Напомним также, что расходы в бухгалтерском учете подлежат признанию в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и независимо от намерения получить выручку или иные доходы (п.п. 17, 18 ПБУ 10/99).

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Полагаем, что в силу положений п. 16 ПБУ 10/99 расходы на командировки, в том числе и расходы на оформление виз, следует учитывать на дату утверждения авансового отчета, так как только после такого утверждения будет подтвержден производственный характер расходов.

В рассматриваемой ситуации служебная командировка директора на территорию Германии связана с основным видом деятельности организации, то есть с оптовой торговлей. Поэтому, учитывая положения Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция), полагаем, что списание расходов на оформление визы может быть отражено в бухгалтерском учете организации следующими записями:

Дебет 44 Кредит 76, субсчет «Расчеты с туроператором»
— на дату авансового отчета учтены расходы на оформление визы;

Оплата работ (услуг) туроператора по оформлению визы отразится в учете записью:

Дебет 76, субсчет «Расчеты с туроператором» Кредит 51
— оплачены работы (услуги) туроператора по оформлению визы.

В то же время если не рассматривать данные расходы в качестве командировочных, то они могут быть учтены в составе коммерческих расходов, которые в соответствии с п. 9 ПБУ 10/99 могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности. В этом случае в силу вышеупомянутого п. 16 ПБУ 10/99 указанные бухгалтерские записи могут быть сделаны на дату акта выполненных работ (оказанных услуг) по оформлению визы.
Порядок признания указанных расходов организации следует разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

По вопросу применения в рассматриваемой ситуации счета 97 «Расходы будущих периодов» сообщаем следующее.

В соответствии с п. 19 ПБУ 10/99 если расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов, то они признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами (п. 19 ПБУ 10/99).

Счет 97 «Расходы будущих периодов» в силу положений Инструкции предназначен для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам. В то же время, учитывая разнообразные цели командировок, непредсказуемость их дат и, как следствие, невозможность обоснованного распределения расходов, полагаем, что основания для использования этого счета в рассматриваемой ситуации отсутствуют.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Компенсация иных расходов в командировках в целях налогообложения прибыли;

— Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения иных расходов работника в командировке;

— Энциклопедия решений. Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Мельникова Елена

18 декабря 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Статья написана по материалам сайтов: glavkniga.ru, law-uradres.ru, buhproffi.ru, russiansu.ru, www.audit-it.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector