+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Штатная расстановка 2019: образец

Содержание

shtatnaya_rasstanovka.jpg

Похожие публикации

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

Перечень структурных подразделений.

Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.

Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

определить наличие вакантных мест;

установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Что такое штатная расстановка?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Что это такое?

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

Это интересно:  Заявление на внеочередной отпуск

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

  • количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
  • размер окладов и надбавок;
  • дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
  • сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Для чего нужна?

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

В частности:

  • рассчитать наличие вакантных мест;
  • отследить текучесть кадров;
  • определить должности по совмещению;
  • установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.

Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Обязательный ли документ?

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.

Чем отличается от штатного расписания?

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

Штатная расстановка: образец

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Это интересно:  Трудовой договор эффективный контракт образец

Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:

Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Срок хранения штатной расстановки

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Штатная расстановка – что это такое

Среди кадровых документов предприятия особое место в России занимают штатная расстановка и штатное расписание – каждому кадровику или руководителю следует знать отличия между этой документацией и принципы ведения. Ведь в отношении данных документов действуют различные нормативы и требования законодательства. И чтобы оформить штатную расстановку на 2018 год по всем правилам, лучше всего будет ознакомиться с образцом такого документа.

Штатная расстановка – что это такое

Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.

Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.

Отличия штатной расстановки от штатного расписания

Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения. Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:

Штатная расстановка на 2018 год – оформляем по всем правилам

Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2018 год, и как сделать это по всем правилам. Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации. В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:

  • В штатной расстановке должны быть указаны не только должности трудящихся и количество рабочих мест – под каждое рабочее место должна быть вынесена отдельная строка с целью указания сведений о работнике, занимающем его.
  • Штатную расстановку следует обязательно дополнять информацией про документы, касающиеся трудовых взаимоотношений, что впоследствии облегчит поиск приказов о приеме на работу или увольнении, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам.
  • Штатная расстановка может вестись как в электронной, так и в бумажной форме – рекомендуется дублировать документацию во избежание ошибок и для упрощения доступа к ней работников, которым может потребоваться этот документ.
  • В штатной расстановке стоит предусмотреть отдельные столбцы для указания обязательных надбавок или доплат, регулируемых законодательством или внутренними документами организации.
  • Лучше всего, если предприятие будет иметь отдельный бланк штатной расстановки и конкретные правила по ее заполнению, принятые отдельным нормативным документом.

Образец заполнения штатной расстановки

Штатной расстановкой называют вид рабочей документации, созданный руководителями организаций для удобного ведения деятельности.

Его также иногда называют штатным замещением. В нем подробно указана информация по персоналу предприятия, вместе с высокими должностями.

Что это такое

В штатной расстановке формируются сведения по утверждённым штатным расписанием занятым должностям, с занесением фамилий, имен и отчеств сотрудников, а также их точной заработной платой.

Данный документ еще имеет следующие названия: штатные замещения и списки. Законодательство не требует его обязательного учета, который должен вести отдел кадров.

Штатная расстановка является удобным способом кадрового учета. Руководитель организации имеет право не формировать рассматриваемый документ, за это он не несет наказания.

Согласно нормативным актам, не существует утвержденной формы штатного списка, следовательно, она разрабатывается самой организацией. При его создании обычно используют форму Т-3.

Ее применяют, оформляя штатное расписание, но только для первого документа предусмотрено наличие дополнительных столбцов. В этих графах фиксируется информация о сотрудниках, занимающих определенные должности.

В данные разделы входят фамилии, имена, отчества, категории служащих, влияющие на размер заработной платы, наличие инвалидной группы, сведения об отпуске и прочая информация.

Категория рабочих — это важный показатель при начислении оплаты труда, например, у пенсионера и учащегося она будет существенно отличаться. Перечисленные выше характеристики помогают при составлении отчетов, направляемых руководителю, либо ведения статистики на существенные темы.

Данная информация может понадобиться ПФР, военкомату, страховым компания и другим ведомствам. Штатное замещение предусматривает оперативную передачу данных по запросу определенными организациями.

Но главной функцией рассматриваемого документа является возможное отслеживание вакантных должностей, определение нуждаемости предприятия в дополнительной рабочей силе, расчет заполнения штата сотрудниками компании. Сюда же относится прием в организацию новых рабочих, включая занятость по совместительству.

Формирование штатной расстановки наиболее подходит организациям, где постоянно меняется рабочий персонал. Подобный список служит превосходным механизмом в установлении системы кадров на предприятии.

Нормативно-правовая база

Законодательные нормы не предусматривают оформление штатного замещения, включая правила его заполнения, но работодатели, создавая данный документ, должны придерживаться определенного регламента.

Это интересно:  Приказ на выговор и лишение премии (образец)

В Приказе Ростехнадзора №372 от 30 мая 2008 года содержатся рекомендации относительно правил составления и заполнения штатных расстановок. В указанных выше параграфах, где также можно узнать об основных подразделах, перечислены необходимые сведения, включая должности сотрудников, подходящих для выполнения обязанностей по составлению замещения.

Приказ Минкультуры России №558, принятый 25 августа 2010 года, содержит информацию о штатной расстановке и утвержденную типовую управленческую документацию, позволяющую осуществлять хозяйственную деятельность определенной организации.

Прямых указаний по заполнению штатного списка законодательство не устанавливает. Руководитель предприятия по необходимости сам утверждает способы формирования данного списка на основании потребностей в перечне сведений о сотрудниках или согласно отраслевым нормативным актам, при условии их создания.

Необходимость использования

Обычно в штатном расписании содержатся лишь названия должностей и число сотрудников, в отличие от расстановки, с самого начала формирующейся по фамилиям рабочего персонала.

Поэтому в данном документе становится возможным, в виде таблицы, заносить большой объем информации, а значит, выполнить соответствующие задания. К возможным выполняемым задачам можно отнести:

  • расчет присутствующих свободных вакансий;
  • определение периодичности обновления рабочего персонала;
  • выявление должностей по совместительству;
  • вычисление работников, находящихся на инвалидности или пенсии для отчета перед руководителем, а также ПФР.

С помощью штатного списка можно видеть подробную картину размеров оплаты труда всех сотрудников. Это позволяет упростить задачу начисления заработной платы, если у работника имеется определенный разряд, класс, дополнительные поощрения за какие-либо достижения на службе, специальные условия выполнения рабочей деятельности.

Еще таблица штатной расстановки позволяет фиксировать информацию, касающуюся отпусков, обращая внимание на их наличие, ведь определенным сотрудникам положен отпуск несколько раз за год. Это относится к работникам с ненормированной занятостью и опасными условиями деятельности.

Согласно штатному замещению, работодатели могут достаточно легко и за короткое время предоставить данные по рабочему персоналу, включая его фактическую численность, свободные вакансии, льготные категории работников, размеры окладов. Важное назначение штатного списка заключается в достаточно быстром создании отчетов для налогового органа, Пенсионного фонда или Центра занятости.

Отличия от штатного расписания

Штатному расписанию и списку приемлемы отличия по их содержанию. Благодаря штатной расстановке, у руководителя есть возможность контролировать практически всю деятельность компании.

Расписанием называют необязательный документ, создаваемый для ведения рабочего распорядка. Он формируется в произвольной форме и составляется должностным лицом отдела по персоналу. Штатное замещение оформляется в соответствии с установленной формой и непосредственно уполномоченным сотрудником.

Несмотря на то, что Закон о трудовой деятельности Российской Федерации не регламентирует обязательные требования по составлению штатного списка, указанный документ является важным, когда рабочие обязанности персонала распределяются по должностям, а не по наименованиям выполняемых работ.

Цели составления

Не обращая внимания на тот факт, что штатное замещение и расписание предприятия похожи друг на друга, они все же отличаются по назначению:

  1. Роль расписания состоит в утверждении числа сотрудников, согласно объему рабочих задач, и расформированию их по разработанной иерархической схеме.
  2. Расстановка отличается информационным характером и служит упрощением в разработке плановых отчетов, включая отслеживание смены персонала или присутствия на предприятии работников, которые относятся к льготной категории.

Различия на примерах

Штатное расписание состоит из 10 типовых колонок, выражающих существенные данные о работниках, начиная с названия должностей и заканчивая величиной оплаты труда.

Расстановка, по сравнению с предыдущим документом, состоит из нескольких и более колонок, где можно увидеть информацию о личных сведениях сотрудников, приказы по предоставлению декретного отпуска, о переводе на другую должность по совместительству и прочие данные.

Документ для ввода штатной расстановки в 1С представлен в инструкции.

Особенности на 2018 год

С 2018 года составление штатной расстановки по-прежнему будет создаваться согласно расписанию, учитывая некоторые нюансы по дополнительным подразделам, в которые вносятся соответствующие данные о сотрудниках.

Обязательным требованием будет указание в этом документе наименований отделений, должностей и имен работников, а также вакантных мест. В примечаниях можно будет отметить тип занятости работников: постоянной, временной, основной или по совместительству.

Обычно составление данного документа входит в обязанности инспектора отдела кадров. Именно этот сотрудник должен располагать необходимой информацией по поводу принятия и передвижения рабочих фондов предприятия.

Подпись, утверждение, сроки хранения

Если хранение штатного замещения производится на электронном носителе, подпись не требуется. Следовательно, утверждение данного документа также не обязательно.

Штатная расстановка создается для внутреннего учета в организации. Он позволяет наглядно представить полную картину относительно рабочего персонала, включая наличие вакантных должностей.

По Приказу Минкультуры России №558 архивные документы по управлению, сформированные для рабочего процесса на предприятиях, включая штатные расстановки, должны храниться в течение 75 лет.

Таким образом, главное значение штатного замещения состоит в оперативном подсчете числа свободных вакансий, актуального перечня занятых сотрудников, а также анализе утвержденных окладов.

Как оформить штатную расстановку? Ответ на вопрос — на видео.

Статья написана по материалам сайтов: spmag.ru, buhdzen.ru, buhguru.com, delatdelo.com, znaybiz.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector