Заполнение вкладыша в трудовую книжку образец в 2017 году

Трудовая книжка служит главным документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина. В настоящее время, в Российской Федерации считаются действительными трудовые книжки: 1938 года выпуска, 1973 года и 2003 года выпуска. Все образцы являются действительными и не требуют замены на новые. В начале 2004 года выпускается российская книжка. Изменился цвет документа, с зеленого на серый и герб СССР был изменен на герб России. Также был уменьшен размер формы, а количество страниц достигло сорока четырех. Трудовая книжка обзавелась системой защиты: особый вид бумаги с нанесением водяных знаков, строка «Трудовая книжка» светящаяся при излучении ультрафиолета и уникальная прошивка, скрепляющая документ. Данный вид документа выдается тем гражданам, которые проработают в компании более пяти дней, и настоящая трудовая деятельность будет являться основной. Если человек принимается на работу в первый раз, то трудовую книжку обязан предоставить работодатель. Зачастую на новое место для работы приходят сотрудники со стажем, имеющие на руках данный вид документа. Исходя из этого может возникнуть ситуация что все листы бланка заполнены, и внести запись о принятии на работу не является возможным. Для такого случая существует вкладыш в трудовую книжку. Но как правильно оформляется вкладыш по правилам 2018 года? Давайте разбираться.

Содержание

Вкладыш в трудовую книжку: если места не хватает

Граждане, ведущие активную трудовую деятельность, в связи с частой сменой рабочего места, внутренними или внешними переводами в организации или стремительным продвижением по карьерной лестнице могут столкнуться с проблемой нехватки страниц в трудовой книжке. Данная проблема не является сигналом к замене документа на новый. Достаточно всего лишь вшить в трудовую книжку специальный вкладыш утвержденной формы.

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ, в котором кадровый специалист продолжает вести записи о трудовой деятельности работника. На данный вид документа распространяются такие же правила по его ведению, как и на трудовую книжку. Без книжки, вкладыш является недействительным документом. Нумерация страниц не начинается с начала, а имеет продолжение уже начатой нумерации в трудовой книжке. Вкладыш в трудовую книжку имеет 36 страниц и выполнен в формате 88 на 125 мм. Обложка изготовлена из картона. Титульный лист практически не отличим от титульного трудовой, а графы с точностью повторяют основную трудовую книжку.

Правила приобретения вкладыша в трудовую книжку

Приобретение вкладыша, как и трудовой книжки, осуществляется работодателем. Организации предоставляющей работу непозволительно принимать или требовать от сотрудника бланк чистого вкладыша. Данный вид документа, имеет вид строгой отчетности. Приобретается данный документ только у лицензированных фирм. Цена вкладыша в трудовую книжку у различных представителей своя. После осуществления покупки, бланки хранятся у бухгалтера или лица ответственного за кадровую политику. После регистрации в приходно-кассовой книге вкладыши передаются под расписку работнику, ответственному за внесение записей в трудовые книжки и вкладыши.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Не прекращаются споры о том, кто должен приобретать вкладыш в трудовую книжку. Приобретение вкладыша в трудовую книжку входит в обязанности работодателя, однако организация должна взыскать полню стоимость бланка с работника (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225). Размер суммы возмещения не должен превышать полной стоимости вкладыша, использованного сотрудником. Существуют также случаи, при которых данный бланк оплачивает организация работодателя:

  • порча документа работодателем. Вкладыш может быть необратимо испорчен посредством физического воздействия человека. В случае непосредственной вины работодателя оплата нового бланка ложится на плечи организации.
  • утрата документации. Данной причиной могут послужить чрезвычайные ситуации. Такие, как: пожар, наводнение, землетрясение. Также в данную категорию можно отнести данный вид утраты бланков строгой отчетности по причине кражи. В данной ситуации работнику выдают копию трудовой книжки с вкладышем, и все расходы по возмещению ущерба работодатель берет на себя.

Как оформлять вкладыш

Данным вопросом часто задаются работники ответственные за ведение кадровых вопросов. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку. В первую очередь на книжке (и на вкладыше) должен присутствовать штамп работодателя (если он есть у работодателя). Четких правил по его размещению нет. Но, как правило, штамп располагают вверху правого угла титульного листа. Рядом необходимо указать серийный номер документа. Записи в бланке вкладыша осуществляются в хронологическом порядке. Приведем образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

Вкладыш, как правило, оформляется работодателем, за время работы у которого закончились листы в бланке вкладыша. При этом:

  • на титульном листе располагается дата заведения вкладыша;
  • в бланк вносятся персональные данные сотрудника, действительные на данный промежуток времени;
  • под официальными записями на титульном листе ставится печать и подпись работодателя выдавшего данный документ;
  • количество вкладышей разрешенных для подшивки в трудовую книжку, не ограничено.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Считается недопустимым простое нахождение вкладыша в трудовой книжке. Только став единым целым с трудовой, бланк становится действительным. Чаще всего вкладыш вшивают за последней страницей трудовой книжки. Приступая к данной работе необходимо помнить, что для надежного скрепления документов следует совершить пять проколов. По завершению работы, концы ниток, завязанные на несколько крепких узлов, должны располагаться внутри документа. Главные ошибки при вшивании бланка вкладыша:

  • вшивать вкладыш следует после заполнения титульного листа документа и внесения серии и номера в трудовую книжку. Если факт нарушения данного порядка произошел и работник кадровой службы совершил ошибку, неверно указав серийный номер в трудовой, предпринимаются следующие действия. Необходимо расшить документы. К трудовой книжке вновь пришить правильно заполненный вкладыш. Испорченный документ необходимо уничтожить, составив акт установленной формы.
  • некомпетентные работники кадровой службы, часто отрывают обложку вкладыша. Это делать категорически запрещено. Так как форма документа утверждена, и любые видоизменения могут послужить отказом в оформлении будущей пенсии работника.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку (пример, образец заполнения, где взять)

Когда в трудовой не осталось чистых страниц на помощь придет вкладыш. Это официально узаконенный бланк, который позволяет продолжать ведение трудовой дальше без замены на новую.

Трудовая деятельность практически любого человека достаточно продолжительна по времени до того момента, как наступает пенсионная пора. При этом трудовой путь отдельного гражданина может сопровождаться столь большим количеством записей в «трудовой», что они способны исчерпать запас свободных листов достаточно быстро. В случае наступления этого события не возникает необходимость в новом документе, так как для этого предусмотрен соответствующий вкладыш.

С помощью такого вкладыша расширяются возможности «трудовой» в плане появления новых листов, но здесь необходимо понимание правильности его использования, что актуально не только для кадровиков, но и для работников. Последние должны быть заинтересованы в соблюдении правильности заполнения «трудовой», так как от этого зависит не просто возможность получения пенсии, но и ее размер.

Даже самая незначительная ошибка со стороны кадровиков может привести к таким проблемам, которые заставят тратить много времени и собирать различные справки, чтобы восстановить стаж. Для исключения такой ситуации следует не только обладать определенными знаниями в рамках рассматриваемой темы, но и проверять периодически состояние трудовой книжки.

Что надо понимать под вкладышем

Дополнение в виде вкладыша – это документ, обеспечивающий возможность продолжения учета трудового стажа. Такое случается тогда, когда сделана последняя запись и в графе, предназначенной для внесения сведений, больше не осталось места. В данном случае запрещается использование альтернативных способов продления «жизни» трудовой книжки:

  • внесение записей в графу, в которой отражаются сведения о награждениях и различных поощрениях, путем ее переименования;
  • вклеивание дополнительных листов из других бланков;
  • заведение новой «трудовой».

Единственно допустимый способ, обеспечивающей продолжение записей в документе, который «исчерпал» себя, – это подшивка вкладыша. Любые другие действия могут быть расценены с точки зрения подделки документа, что способно привести к определенным правовым последствиям.

Внешний вид и описание:

  1. Бланк имеет 36 страниц
  2. Картонную обложку;
  3. Формат 88х125 мм;
  4. С элементами защиты.
  5. Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Это интересно:  Служебная записка о повышении заработной платы сотруднику образец

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Нужна ли голограмма на вкладыше?

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении.

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Имеет ли силу без основной трудовой книжки (сам по себе)?

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Регламентирующий документ

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Оформление вкладыша

Вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

Порядок выдачи

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал, форма которого утверждена Постановлением №69.

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

Правила оформления и ведения

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Штамп “вкладыш выдан”

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.

То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

Титульный лист

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность.

Рисунок 1 – Образец заполнения титульной страницы вкладыша

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.

То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Рисунок 2 – образец заполнения вкладыша (страницы сведений о работе)

Дата заполнения

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

То есть дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Проставление печати

Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.

Нумерация записей

После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.

Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш является недействительным.

Производится оформление двумя способами:

  • Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
  • Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

  1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
  2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
  3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

В частности, в некоторых случаях, банально используют большую скрепку для присоединения либо вовсе хранят вместе, хотя все-таки рекомендовано вкладыш вшивать, конечно уже после заполнения сего документа.

Для того чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку следует для начала развернуть книгу на последнем листе, затем проколоть шилом вкладыш в нескольких местах и обложку книжки, желательно и сверху и снизу, а затем толстой двойной нитью прошить несколькими стежками, с последующим закреплением концов нити.

Данную процедуру следует провести для того чтобы вкладыш не потерялся, ведь скрепка может и соскочить, и тогда путаница в документах будет неизбежна.

Ошибки во вкладыше и другие тонкости

Неверная запись

  • Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
  • Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
  • Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
  • Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

Вкладыш закончился

К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Вкладыш утерян

Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша, который оформляется по аналогии дубликата книги о труде.

То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

Вкладыш испорчен, брать новый?

Применяются к вкладышу аналогия с книгой о труде и при внесении неправильной записи.

В частности, при допущении ошибки на титульном листе, вкладыш изымается и списывается, а затем заводится новый.

При смене фамилии работником

В случае, если работник меняет фамилию, то отметка о смене паспортных данных вносится в оба документа и в книгу о труде, и во вкладыш, несмотря на то, что вкладыш недействителен без основного документа.

Ведь данные для учета используются и с основного документа и с дополнительного, следовательно фамилия должна быть одинаковой в обеих случаях.

Типовые ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Это интересно:  Заявление на отпуск по уходу за ребёнком

Кто и где покупает вкладыш в трудовую

В п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

Производится ли удержание с работника

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника, за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

Сколько стоит?

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

То есть на предприятии сам бланк может стоить и 500 рублей, а вот в свободной продаже цена может варьироваться в зависимости от региона продажи примерно в пределах от 200 до 400 рублей.

В Постановлении №69 утверждена форма приходно-расходной книги, в которой отражаются данные о приобретенных бланках книжек и вкладышей.

Данная книга ведется бухгалтером, а вот кадровый работник, ответственный за ведение и хранение оговоренных бланков ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию о порядке расходования бланков, а также о необходимости их приобретения.

Краткие итоги:

Без ТК сам по себе вставной лист, даже с подписями и печатями, недействителен.

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку (образец ниже) не начинается с первой страницы, а продолжает уже начатую в ТК.

Можно переносить запись с ТК на вклеиваемый лист с того места, на котором она оборвалась.

Изменение данных работника обязательно проводится по всем страницам ТК, включая вклеенные.

Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку. Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д.

Однако это не означает, что сотрудник должен прекратить трудиться или заводить новую трудовую книжку. Для этих случаев и нужен специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку.

Правила заполнения вкладыша трудовых книжек (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

  1. Вкладыш заполняется тем работодателем (его сотрудниками), во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
  2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а ни в коем случае дата заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т. д.).
  4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места).

Кроме того, категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

  1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
  2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
  3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
  4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
  5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
  6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку в 2018 году

Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2018 году.

Любой человек может столкнуться с такой проблемой, когда в трудовой книжке уже не будет места для внесения записей. Такая ситуация возникает, если гражданин часто меняет работу.

Куда же вписать информацию новому работодателю? Для этого существует специальный документ – вкладыш.

Основные сведения

Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.

Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.

Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.

Что это такое

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).

В данном случае не допустимо:

Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.

В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства. В результате книжка может считаться недействительной.

Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.

Назначение документа

Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.

Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность (Правила № 225).

Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.

Трудовая инспекция может рассмотреть неправомерный отказ в оформлении и наказать за это. Итак, вкладыш – важный документ в кадровом делопроизводстве.

Правовая база

Правила заполнения вкладышей в трудовую книжку прописываются в Постановлении Министерства труда России № 69 от 10 октября 2003.

Это интересно:  Отпуск за свой счёт - неоплачиваемый отпуск: как получить, заявление

Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш». Выглядит она так:

Фото: обязательная запись в трудовой книжке о кладыше

Применяют также правила №225 от 16 апреля 2003. Условия предоставления вкладыша сотруднику:

  • его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
  • выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47;

Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, главбух и руководитель предприятия просто обязан знать. Рассмотрим все важные нюансы.

Что входит в общий трудовой стаж, читайте здесь.

Внешне бланк вкладыша отличается от трудовой книжки:

  • Он содержит 36 страниц.
  • Его обложка картонная.
  • Формат документа – 88*125мм.
  • Есть несколько защитных элементов.
  • Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.
  • Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.

Как его заполнить?

Стоит придерживаться следующего порядка:

  • его ФИО согласно паспортным данным;
  • дату рождения;
  • образование согласно записям диплома или аттестата;
  • профессию – согласно документации об образовании;
  • дату оформления;
  • ФИО специалиста, который вносит запись;
  • печать и подпись уполномоченного лица.

Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.

  1. Второй столбик имеет дату внесения записи.
  2. Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы.
  3. В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения

Фото: титул трудовой книжки

Если будет допущено ошибки или имеет место неправильное заполнение документа, продолжать делать записи нельзя.

Бланки в таком случае подлежат уничтожению согласно специально составленным актам. Если серия и номер уже отражены в трудовой, нужно проставить другой штамп на титульном листе.

Исправлять ошибки стоит, придерживаясь таких правил:

Самые частые ошибки, которые допускаются при заполнении вкладыша:

Законодательством не ограничивается количество использования бланков вкладышей. Можно вшивать и 2 и три бланка.

Но все номера регистрируют в книжке. Вкладыш является недействительным, если предоставляется без трудовой книжки.

Обратите внимание, если работодатель требует от вас написать заявление на выдачу вкладыша, значит, придется за него заплатить. Бланк документа можно скачать здесь.

При отсутствии заявления руководство фирмы не может вычесть стоимость бланка из зарплаты. Заявление может иметь произвольную форму и адресуется руководству.

Хотя его могут передать и главбуху или иному уполномоченному работнику. В заявлении выражают просьбу о выдаче бланков вкладышей, а также о вычете их стоимости из заработка.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Данный документ подшивают в личное дело сотрудника. Отражение любых сведений во вкладыше должно быть корректным и соответствовать требованиям Правил, Инструкций и номенклатурной документации.

Можно применять все требования по ведению трудовых книжек. Оговоримся, что данные на титульных листах трудовой и вкладыша должны совпадать.

Если же они отличаются, необходимо представлять все документы, на основании которых записи делали. Подается свидетельство о браке (если сменено фамилию), дипломы (если вписано другое образование) и т. д.

Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета.

Кем должен формироваться?

Приобретают бланки вкладышей только компании. Работодатель не может:

  • принять от сотрудника чистый вкладыш;
  • представлять требование предоставить бланки от работников.

Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.

У такого лица должна быть доверенность на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие лицензии и сертификата.

Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются. Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем.

Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.

Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под расписку лиц, что ведут записи.

Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы.

Как правильно вшить (инструкция)

Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку.

Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи.

В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ. А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце.

Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой.

Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.

В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми. Обязательно вшивать документ. Нельзя прикреплять его с помощью скотча, скоб.

Как заполнить бланк направления на медосмотр при приеме на работу, читайте здесь.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек, смотрите здесь.

Не допустимо также просто вкладывать бланки в трудовую книжку. Выполнение данного требования обеспечит сохранность документа.

Что нужно для прошивания документа:

  1. Трудовая книжка.
  2. Бланки вкладыша.
  3. Иголка с ниткой.
  4. Шило и ножницы.
  5. Штамп «Вкладыш выдан».

Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец

Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец

Похожие публикации

Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленной формы, который идет дополнением к основному бланку. Как оформить вкладыш в трудовую книжку так, чтобы он соответствовал законодательству?

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

  • в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
  • сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
  • на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
  • вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

  • постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
  • правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

Как правильно оформить вкладыш

Вышеуказанные нормативные акты в части ведения вкладышей регулируют следующие вопросы:

  • как оформить;
  • образец вкладыша;
  • порядок заполнения, оформления и ведения.

Образец титульной страницы вкладыша утвержден в Постановлении «О трудовых книжках». Он практически идентичен аналогичной странице трудовой книжки, за исключением названия.

Внутренняя часть вкладыша выглядит также, как и в трудовой книжке, разница состоит лишь в количестве разворотов:

  • для записей данных о стаже – 9;
  • для заполнения сведений о наградах – 8.

Порядок оформления и ведения вкладыша полностью идентичен тому, что разработан для трудовой книжки.

Оформление вкладыша образец

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш выписывается только после того, как возникнет необходимость внести новую запись. В первую очередь заполняется титульный лист.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как уже было указано выше, первый лист вкладыша аналогичен тому, что в трудовой книжке, соответственно и правила внесения данных будут аналогичными:

  • ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
  • дата рождения;
  • образование на момент оформления вкладыша;
  • профессия или специальность;
  • дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
  • подпись работника;
  • подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
  • печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Если при заполнении первой страницы допускается ошибка, то бланк уничтожают и выписывают новый вкладыш. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Все разделы этого документа полностью аналогичны трудовой, и при внесении в них информации нужно следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек:

  • наименование организации пишется полностью;
  • указывается дата записи;
  • вписывается информация о трудоустройстве либо награждении.

Обратите внимание! Заполнение разделов во вкладыше не обязательно будет начинаться с наименование организации. Например, запись о приеме и переводах сделана в самой трудовой книжке, а для внесения записи об увольнении сводных строк не остается. Она вносится уже во вкладыш, безо всяких пояснений, то есть записи просто продолжаются.

Статья написана по материалам сайтов: buhguru.com, dedadi.ru, nsovetnik.ru, jurist-protect.ru, spmag.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector