+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Печать в трудовой книжке при увольнении

Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.

Содержание

Место, где ставят печать в трудовой книжке

При внесении данных

В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

  • его фамилия, имя, отчество>
  • день, месяц и год рождения>
  • информация о получении им соответствующего образования>
  • наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

При изменении данных

Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Печати в трудовых книжках: особые случаи

Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».

Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено. В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.

Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника. В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д., являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.

Какая печать должна быть использована при совершении записей в трудовую книжку?

В положениях, закрепленных действующим законодательством Российской Федерации, упоминается о двух видах печатей, а именно:

  • печать организации>
  • печать кадровой службы.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Правильное расположение печати

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Что делать, если печать в трудовой книжке поставлена неверно?

При использовании печати для заверения соответствующих записей в трудовой книжке случаются ситуации, когда поставлена не та печать, либо она находится не на своем месте. Что делать в таких случаях?

Не проставлена печать организации

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Неверные реквизиты организации

Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.

Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной> во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.

Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.

Печать в трудовой книжке

Обновление: 16 декабря 2016 г.

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Сведения, указанные в этом документе, могут влиять на последующее трудоустройство работника (т.к. трудовая книжка входит в перечень документов, предъявляемых кандидатом на вакансию новому работодателю) и начисление пенсии. Законодательством предусмотрен порядок заполнения этого документа, в т.ч. перечень случаев, когда необходимо проставить печать в трудовой книжке. Печать в этом случае является неотъемлемым атрибутом подтверждения соответствующих записей в рассматриваемом документе. Ее отсутствие на тех страницах, где она должна быть, может повлечь для работника неблагоприятные последствия. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Трудовая книжка

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям законодательство предписывает необходимость хранения и ведения на своих сотрудников трудовых книжек.

Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, включающий в себя ряд разделов, относящихся к определенным событиям в трудовой жизни работника. Другими словами, в трудовой книжке отражаются история работы и стаж трудящихся граждан.

Форма и порядок составления таких книжек установлены:

  • Правилами, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Это интересно:  Пособие по безработице при увольнении по соглашению сторон

Эти нормативные правовые акты предусматривают, в том числе, случаи, в которых необходимо проставление печати работодателя на страницах трудовой книжки.

Печать в трудовой книжке

Указанные НПА предусматривают три случая, когда в трудовой книжке проставляется печать:

  • при прекращении трудовых правоотношений (увольнении) с целью подтверждения всех сведений, внесенных в документ конкретным работодателем (пункт 35 Правил);
  • на первой странице (титульном листе) трудовой книжки для заверения правильности указанной на ней информации, а именно Ф.И.О., уровня образования, наименования профессии или специальности (пункт 2.2 Инструкции);
  • при исправлениях (например при изменении фамилии после заключения брака), сделанных на первой странице (пункт 2.3 Инструкции). В этом случае печать проставляется под ссылками на документы – основания соответствующих изменений. Местом для проставления печати является внутренняя сторона обложки.

Для первого случая Правила предписывают использовать печать работодателя.

Для двух других случаев Инструкция предлагает два варианта печати:

  • либо печать организации (т. е. работодателя);
  • либо печать кадрового подразделения (при наличии такого у работодателя).

Выбор варианта печати для этих двух случаев остается за работодателем, чья структура предусматривает такое подразделение, как кадровая служба. Оба этих варианта равнозначны.

Аналогичные требования предъявляются к титульному листу вкладыша в трудовую книжку. В нем также следует поставить печать организации (или печать кадрового подразделения), оформлявшей соответствующий вкладыш.

Если же после увольнения гражданин обратит внимание на то, что на титульном листе его трудовой книжки нет печати организации или кадрового подразделения, ему следует обратиться к работодателю, который завел на него этот документ.

Отсутствие печати является серьезной, но не фатальной ошибкой. Если ее не устранить, такое отсутствие впоследствии может негативно повлиять на общение с органами, осуществляющими пенсионные начисления гражданам. Ведь в этом случае сведения, внесенные на титульный лист, формально являются неподтвержденными первым работодателем на момент трудоустройства, а другой (очередной) работодатель такие сведения подтверждать не вправе.

В то же время следует учитывать существование судебной практики, опровергающей данный вывод.

Следовательно, гражданину, столкнувшемуся с подобной ситуацией, следует обратиться к соответствующему работодателю с целью исправления ошибки. Если же такое обращение невозможно (например в случае ликвидации организации), то существует возможность, что отстаивать свои права, подтвержденные такой трудовой книжкой, работнику придется в суде.

Работодатель же, в свою очередь, должен помнить об ответственности за неисполнение положений трудового законодательства (статья 419 ТК РФ).

Часть первая статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность организаций за соответствующее нарушение вплоть до штрафа в сумме пятьдесят тысяч рублей.

Трудовые книжки. Заверение записей об увольнении.

Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:

подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек,

печатью работодателя и

подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п.36 Правил).

Напомним, что в п.36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

О подписях

При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Должен ли работник писать какое-нибудь слово, кроме собственно своей подписи, например, слово «Заверяю» или «Ознакомлен»?

Вопрос этот неоднозначный. Среди специалистов имеются споры.

Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».

Пример традиционного оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (4.7.2)

Мы также обязаны привести еще одну точку зрения на оформление подписей в трудовой книжке, которая получила распространение среди кадровиков в последнее время.

В п.1.1 Инструкции сказано, что в трудовой книжке «Записи производятся… без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.». Некоторые специалисты полагают, что требование об отсутствии сокращений распространяется не только на сами записи о работе и награждениях, но и на подписи и считают, что в расшифровке подписи нельзя ставить инициалы, нужно фамилию, имя, отчество лиц, ставящих подписи, писать полностью.

Пример оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, без сокращений (4.7.3)

Еще сложнее обстоит дело с подписями работника.

Позиция ряда специалистов такова: п.35 Правил требует только наличия собственно подписи работника. Т.е. предлагается, чтоб работник ставил собственно подпись без расшифровки и др.

Пример традиционного оформления подписи увольняемого работника (4.7.4)

Есть и другое мнение, согласно которому работник должен расписаться по той же схеме, как и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек: «Должность работника. Подпись. Расшифровка подписи».

Пример аналогичного оформления подписи увольняемого работника и подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Вариант 1 (4.7.5) (работник работал экспедитором)

Когда же наименование должности слишком длинное нередко предлагают заменять ее словом «работник».

— наименование должности лица, подписавшего документ;

— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо ориентироваться на указанный стандарт, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая делается под записью об увольнении, традиционно соответствует требованиям ГОСТа и выполняется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи». Логично, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, потому что п.35 Правил не делает между ними различий.

В то же время есть один нюанс.

Иногда приводится аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке, а именно некоторые специалисты утверждают, что увольняющийся работник уже не является работником и должности у него уже никакой нет. Напомним, что день увольнения обычно является последним рабочим днем, и свою должность работник все же еще занимает. Другое дело, когда работник получает свою книжку не вовремя, а уже после увольнения. Тогда должность уже указывать нельзя. Да и слово «работник» будет не уместно.

Относительно каких-то дополнительных слов в подписи работника отметим следующее: почти все специалисты считают, что не надо писать слова «согласен», «ознакомлен». Этого не требуют ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция. Однако иногда встречается мнение, что перед подписями можно писать слово «заверяю», поскольку в п.35 Правил говорится о заверении подписями произведенных в его трудовую книжку записей. Мы думаем, что все эти дополнительные слова излишни. Достаточно подписи работника.

Таким образом, на практике существуют различные варианты оформления подписей под записью об увольнении. Это связано с неоднозначностью действующего законодательства.

О печати работодателя

Как было отмечено выше, согласно п. 35 Правил при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

В главе 3 мы уже говорили о том, что не все организации должны иметь печать, некоторые вправе печать и не иметь. Работодатели – индивидуальные предприниматели тоже могут работать без печати.

Ниже мы будем говорить о случаях, когда у работодателя печать есть.

Сравним п.35 Правил.

Как видите, из Правил была исключена возможность заверения записей в трудовой книжке печатью кадровой службы.

Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» обращалась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать официальные разъяснения по вопросам своих пользователей:

«При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?

Это интересно:  Окончательный расчет при увольнении

Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). » В редакции постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 г. уже не говорится о печати кадровой службы, а говорится о печати работодателя. Является ли печать отдела кадров одной из печатей работодателя?»

«В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным Постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация».

При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей — физических лиц, перечисленных в абз. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели — индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.

Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям — физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.

В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей — юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы».

Теперь приступим к рассмотрению примеров самих записей об увольнении.

Где ставить печать в трудовой книжке при увольнении и что делать, если ее нет?

Любое юридическое действие скрепляется печатью.

Не стало исключением и заполнение сведений о работе при уходе сотрудника с занимаемой должности.

И вопрос о том, ставится ли печать в трудовой книжке при увольнении, является риторическим.

Будем разбираться, какая печать должна быть в документе, что делать, если поставили не ту или не поставили вовсе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении?

Нормы оформления трудовой при уходе сотрудника с занимаемой должности регулируются положением Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые вступили в юридическую силу 16.04.03 г., под № 225, утверждённые на правительственном уровне.

Дополнительные разъяснения к Правилам вышли в свет по инициативе Минтруда 31.10.16 г., под № 589н, утверждённые в Минюсте 14.11.16 г., под № 44328.

Согласно Разъяснениям, печать ставится только теми работодателями, которые её имеют и используют в своей юридической деятельности.

Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении? Организации, использующие круглую печать учредителя, обязаны удостоверять запись именно ею.

Куда ставить печать? Печать в трудовой книжке при увольнении ставится после внесения в поля трудовой требующейся записи, на внесённые ниже сведения о должностном лице, сделавшем запись. Для того чтобы поставить правильно, расположив соответственно установленному регламенту, кадровику следует целиться в середину листа по горизонтали.

По вертикали она должна завершаться двумя строчками ниже, чем роспись, поставленная последней. Поэтому удобно отсчитать две строчки после завершения записи, зафиксировать на нужном месте края оттиска и поставить его точным движением.

Для того чтобы запись имела правоспособный вид, печать проставляется в последнюю очередь после того как:

  • заполнены все графы;
  • внесены сведения о заполнителе;
  • поставлены требующиеся подписи.

Ставить её нужно аккуратно, чтобы оттиск не размазался и читался свободно.

Пример, куда ставить печать в трудовой книжке при увольнении:

Что делать, если кадровик поставил не ту печать?

Нужно заведомо инструктировать лиц, которые уполномочены работать с книжками и вкладышами.

Любая ошибка повлечёт ряд юридических последствий как для владельца документа, так и для работодателя.

Нужно учитывать, что за нарушение оформления кадровой документации могут вменяться административные санкции.

Такой ошибкой считается замена круглой печати организации на любую другую. Здесь следует исходить из обстоятельств. Если кадровый оттиск поставлен на подпись руководителя, поставленную при увольнении, то запись считается недействительной. Что делать в случае, если в трудовой книжке поставили не ту печать при увольнении? Нужно:

  1. строчкой ниже отменить сделанную ранее запись, под соответствующим порядковым номером. Приблизительная формулировка записи № 66: «Сведения, внесённые под номером 65 считать недействительными».
  2. Под новым порядковым номером – 67, повторить сведения об освобождении с занимаемой должности, заполнив все графы по аналогии с записью 65.
  3. Ниже правильно поставить подписи и внести сведения о подписавшихся лицах.
  4. Удостоверить требующейся для соответствующего случая печатью, с соблюдением установленных норм.

Поэтому при допущении ошибки, даже после исправления рекомендуется выдать владельцу книжки справку, подтверждающую его стаж в данной организации, для последующего предъявления в Пенсионный фонд РФ.

Как быть, если она поставлена не туда?

Изменение места удостоверяющего оттиска может быть несущественным – со сдвигом в стороны, вверх или вниз. При этом правоспособность записи не снижается и прецедент не является ошибкой.

Если же перепутана страница, то следует оставить неверно поставленную печать в том месте, где она ошибочно поставлена, а в надлежащем месте поставить новую, с соблюдением требующихся нормативов законодательства.

Здесь так же нужно выдать справку о подтверждении трудового стажа владельца книжки.

Что делать, когда в трудовой книжке нет печати при увольнении?

Если обратившись в новую организацию, работник или работодатель обнаружил отсутствие печати, после получения документа на руки и регистрации его выдачи, требуется срочно вернуться по месту прежней работы и поставить недостающий оттиск.

Заключение

При увольнении и выдаче документации на руки, требуется проверить не только правильность внесённой записи об уходе, а так же правильность проставления удостоверяющих подписей и оттиска.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни

Любой вариант увольнения работника с предприятия в необходимом порядке фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. Несмотря на всю внешнюю простоту момента, к процедуре внесения записи в трудовой документ следует отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи. Это в равной степени относится и к записи в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон. Как следствие возникают проблемы, требующие дополнительного времени, а иногда и средств.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм.

Коротко о главном

Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.

Это интересно:  Перевод через увольнение в одной организации

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

Подпись работодателя или…

Пункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников. В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо.

С предпринимателем дело обстоит просто – ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы. Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо? В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. е. единоличного органа исполнительного характера.

Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т. д.). Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи.

Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.

Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.

Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем. Но вполне приемлемо и иное решение – назначение в. и. о. ответственного за трудовые книжки другого сотрудника.

Заметим, что при таком развитии событий обязательным является оформление приказа, содержащего следующие сведения:

  • Ф. И. О. сотрудника, на которого возложено временное исполнение данных обязательств;
  • временной интервал исполнения обязанностей;
  • размер прибавки к зарплате на указанный период.

Требования к подписи ответственного лица

Поскольку речь идет о понятии «подпись» обратимся за разъяснениями терминологии к ГОСТу 6.30 под названием «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» (редакция 2003). Данный документ гласит, что в состав реквизита под названием «подпись» должны обязательно включаться:

  • название должности лица, которое подписало документ;
  • личная роспись вышеуказанного лица;
  • Ф. И. О. в качестве расшифровки росписи.

Дальше по тексту для удобства в качестве подписи будем использовать символ «φ». Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид:

В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом:

Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».

Вариативность допустима лишь следующая:

Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.

Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении. Запись типа «ознакомлен»

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом.

Ещё одним распространенным заблуждением является размещение записи сотрудника (предположим она обозначена символом «μ») рядом с записью кадровика:

Вокруг этого вопроса и по сей день возникает немало споров. Защитники необязательности расшифровки подписи сотрудника утверждают, что раз фамилия, инициалы и подпись стоят на титульном листе трудовой, то в случае увольнения достаточно только расписаться.

Но как быть, к примеру, если сотрудником является женщина, фамилия которой за время работы в данной организации изменилась (к примеру, она вышла замуж)? Сличать подписи в данной ситуации не получится, ведь общеизвестно, что при смене фамилии меняется и роспись человека.

Итак, где же ставится подпись? Идеальным расположением обеих подписей будет следующий вариант:

В данном случае приемлемо следующее решение:

Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования

Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать. Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

  • печать действующей организации (предприятия);
  • печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы. В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».

Изменения были вызваны необходимостью привести Правила в максимальное соответствие с действующим Трудовым Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель».

Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:

  • печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
  • оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
  • печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.

Процедура ознакомления работника с записью

Порядок ознакомления сотрудника с соответствующей записью об увольнении в его трудовом документе осуществляется согласно п.12 упомянутых выше Правил.

И подразумевает роспись работника в его личной карточке.

В роли последней выступает специальный документ под названием Форма № Т-2.

Заверение: лаконично и просто

Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:

  • приказ, свидетельствующий об увольнении;
  • трудовая книжка;
  • персональная карта, изготовленная по Форме Т-2;
  • книга по учету движения трудовых книжек.

Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Статья написана по материалам сайтов: hr-portal.ru, glavkniga.ru, www.kadrovik-praktik.ru, moyafirma.com, lawyer-consult.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector